流行りの「視える化」 でビジネスはどう変わるのか（第1回）業務を「視える化」すれば経営の精度はもっと高められる

　環境の変化に合わせて業務を改善していくためには、業務の「視える化」が求められます。例えば従業員の業務ごとの労働時間を記録し、グラフなどで可視化すれば、どの業務で長時間労働が続いているのかが分かり、経営者は業務分担の見直しに取り組むことができます。

　ほかにも、業務の視える化が進んでいない企業の場合、仕事が属人化してしまい、従業員同士の情報共有もできなくなり、業務改善のポイントそのものが分からなくなってしまう恐れがあります。その結果、業務が従業員に適切に分担されず、商品やサービスの品質が低下し、最悪の場合はスキルやノウハウをもつ従業員の不満が募り、退職してしまうケースも考えられます。

　業務の視える化を行えば、経営者にも従業員にとっても、自社がどのような業務を行っているのかが把握できるようになります。業務内容を改善する際も、双方納得したうえで変えていくことが可能になるため、業務の視える化は、組織のマネジメントの精度を高めるきっかけとなるでしょう。

AIが業務を自動で「視える化」する

　それでは、どのように業務を視える化すればよいのでしょうか？ 最も簡単な方法が、業務の視える化をサポートするツールを用いることです。今回は、NTT西日本の「おまかせAI 働き方みえ～る」というツールで視える化する方法を紹介します。

　おまかせAI 働き方みえ～るは、パソコンの操作ログをAIが分析し、働き方の課題を視える化するツールです。分析されたデータは毎月自動でレポートとして提出されるため、自社内で分析資料を作成する必要もありません。AIにより、繰り返し行っている業務の有無も分析できるため、RPAのような自動化ツールの導入の検討にも利用できます。

　セキュリティ面でも、USBメモリーや、外部ストレージへの重要データの持ち出しの有無が表示され、情報流出のリスクも視える化できます。さらに、ウイルス対策の有無、OSバージョンの最新化が行われているかどうかのチェック、メモリーや空きディスクの容量を表示といった機能も備えています。

　おまかせAI 働き方みえ～るは、導入後のフォローやサポート体制も整えられている点も特徴です。

　先に挙げたように、分析レポートは毎月発行されるほか、担当者よりフィードバックを行い、業務改善が見込めそうな点について提案やサポートを受けられます。また、導入時に必要なソフトのインストールや、操作、設定についても、ヘルプデスクが用意されているため安心です。

　コロナ禍がたとえ収まったとしても、企業を取り巻く環境は、これから何度も変化していくのは間違いありません。しかし、たとえ環境が変わろうとも、自社がどのように業務を行っているかが把握できていれば、より的確な施策をとることが可能です。

　これまで培ってきた経験や勘はもちろん大切です。しかし、それにデータもプラスできれば、よりビジネスを確かなものへと変えることができるでしょう。ビジネス環境が大きく変化しているこのタイミングで、おまかせAI 働き方みえ～るを活用し、事業を“視える化”してみてはいかがでしょうか。

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