ビジネスを加速させるワークスタイル（第16回）Excelの「共同編集」で社内の連携を便利に

Excelは表計算ソフトだけど、それだけじゃない

　ビジネスパーソンであれば、誰もが一度は「Excel（エクセル）」を使ったことがあるでしょう。Excelを使うと、関数を利用して複雑なデータ集計ができたり、集計結果をグラフでわかりやすく示したりできます。

　企業によって利用法はさまざまで、売り上げや勤怠管理といったシンプルな使い方はもちろん、データ分析とデータの可視化などに活用し、事業のDX（デジタルトランスフォーメーション）に役立てているケースもあるでしょう。

　しかし、アップデートを重ねるExcelにおいて、こうした機能はあくまでも一部です。例えばExcelに搭載されている、シートを複数のユーザーで共有する機能を利用すれば、チームのメンバー全員が1つのExcelのファイルにアクセスし、メンバー間のコラボレートも可能です。

　この記事では、Excelを社内のコラボレーションツールとして活用し、チームワークを加速させる方法を紹介します。

Excelは「共同編集」でもっと便利になる

　Excelには「共同編集」という機能が標準で備わっており、この機能を使用すれば、複数のユーザー間でオフィス内／外を問わずクラウドストレージに置かれたExcelファイルにアクセスし、編集することが可能です。

　例えば、複数のメンバーが同時に同じシートを編集し、作業状況を共有する「リアルタイム共同編集」や、セルに具体的な質問や意見を書き込んで、チーム内でコミュニケーションを取る「コメント機能」も利用できます。

　さらに、ファイルの変更履歴を自動的に保存する「バージョン管理」機能を利用すれば、誤操作や誤入力によってExcel内のデータが損失したり、意図せず変わったりした際に、以前のバージョンに復旧することが可能です。

　この他、同じくMicrosoftのコミュニケーションツールである「Teams（チームズ）」と連携すれば、オンライン会議中にリアルタイムにExcelファイルを共同編集する「Excelライブ」機能の利用が可能です。Excelライブを使用すれば、チームの参加者全員がExcelファイルの内容を変更できます。

　このように、チームのメンバー全員が同じExcelファイルで作業をすれば、情報の一元化、および情報の最新化も期待できます。メンバー間でExcelのスキルに差はあるかもしれませんが、スキルの高いメンバーがExcelのフォーマットをチーム全体で共有すれば、作業効率の向上も期待できます。

誰もが使えるツールだからこそ、コラボレートするメリットがある…