ニューノーマル処方箋（第58回）1本の電話が大きなリスクに！？ 実は怖い迷惑電話とその対策

　では、こうしたリスクをはらむ迷惑電話に対して企業はどのように対応すれば良いのでしょうか。まず行うべきは従業員への教育です。特にZ世代と呼ばれる若い従業員は、ITやインターネットに対するリテラシーは高いものの、通話を伴う電話は苦手（不慣れ）とも言われています。

　こうした若手世代、また日常的に業務で電話を使ってきた世代にも、改めて「不審な電話には即答しない」「個人情報に関する電話には、社内で確認してから回答する」など基本的な行動を徹底する必要があるでしょう。

　電話番号の公開範囲を限定するのも、迷惑電話の発生を抑制する方法の1つです。公開する場合も、専用番号を設けるといった工夫が有効です。また、昨今では迷惑電話をブロックする機能を備えたビジネスフォンも登場しています。このような最新のデバイスの活用も、迷惑電話によるリスクの軽減につながります。

最新ビジネスフォンで迷惑電話のリスクを軽減する

　例えば、NTT西日本が提供する「αZXII type S / type M」も迷惑電話への対策機能が充実したビジネスフォンの1つです。主に「記録」と「ブロック」で、オフィスの安全性と業務効率を向上させます。

・おまかせクラウドストレージ（※1）連携
　おまかせクラウドストレージと連携（※2）すれば、ビジネスフォンの容量を気にすることなく、大量の通話データや留守メッセージを保存できます。これらのデータはオフィス内だけでなく、外出先や在宅勤務先からも、さまざまなデバイスから確認可能です。迷惑電話や要領を得ない電話の振り返りの他、クラウド上にデータを保存するため災害時のBCP対策にも役立ちます。

（※1）おまかせクラウドストレージ

（※2）別途、本構成を実現するためには専用のユニットやライセンスが必要です。
詳細は、営業担当にお問い合わせください

・音声テキスト化機能（※3）
　録音した音声をテキストデータに変換できます。テキスト化により保存された録音すべてを聞かなくても特定のワードや会話日時を抽出しながら確認が可能です。これにより、不審な電話はもとより、重要なやり取りなどの記録も簡単に確認でき、業務の透明性と安全性を高められます。

（※3）別途、内線番号ごとに専用ライセンスが必要です。また、ご利用にはPCが必要です。詳細は、営業担当にお問い合わせください。

・迷惑電話ブロック機能/国番号識別ブロック機能（※4）
　オプションとして、迷惑電話がかかってこないようにする「迷惑電話ブロック機能」の選択が可能です。「迷惑電話ブロック機能」はサーバー上に登録された迷惑電話番号リストに一致した着信を自動的に拒否する仕組みです。また、オプションの「国番号識別ブロック機能」では、特定の国番号を登録すると海外からの不要な着信を防ぐことも可能です。

（※4）迷惑電話番号データベースは、トビラシステムズ株式会社によるサービス提供機能です。機能を使用するには、別途専用ライセンス、インターネット接続環境が必要です。詳細は、営業担当にお問い合わせください。

　電話がビジネスにおける重要なコミュニケーション手段である限り、迷惑電話はなくなりません。こうしたリスクを軽減するために重要なのが従業員教育です。メールやWeb会議などコミュニケーション手段は多様化していますが、改めて電話に関する教育を実施してみるのも良いでしょう。また、最新のビジネスフォンを導入すれば、さらにリスクの軽減を期待できます。PBXの更改などで電話環境刷新の時期が近い場合は、一度検討してみてはいかがでしょうか。