働き方再考（第24回）開業・移転のタイミングにおすすめのDX

　物理環境の変化に伴う業務改革、DX化の取り組みには、さまざまな切り口がある。「これまで使ってきた」ことだけを理由に、旧態依然としたネットワークや電話環境、セキュリティ対策を継続してしまっては、変革のチャンスを逃がすことになる。

　例えばネットワークだ。現在では、動画利用やオンライン会議の日常化に伴い、知らず知らずのうちにネットワークに負荷をかけていることがあるので、開業や移転のタイミングで高速なネットワークサービスへの移行を考えたい。また、ビジネスコミュニケーションの基本と考えられてきた電話も検討の余地がある。「小規模の事業所で、移転後も従来通りビジネスフォンを入れておけば安心」というのは、時代の変化に取り残される可能性が高い考えだ。最新のビジネスフォンでは、働き方の変化に伴う多様な機能が備わっている。

　例えば、オフィスの固定電話だけでなく、スマートフォンも内線、外線の発着信に利用できる機能を使えば、「電話がかかってくるからオフィスに電話番が必要」といった働き方から、外出を含めたよりアクティブな業務へとシフトが可能になる。社外でスマートフォンからの発信も会社の電話番号を表示でき、個人の電話番号のプライバシーが保護される上に、業務上の通話料は会社負担にできる。

　その他にも、開業や移転を機に、社内にあったHDDやファイルサーバーなどを、クラウドストレージに移行することも検討したい。社内のハードウエアを物理的に管理するのは限界があるが、クラウドストレージならば利用者の管理を正しく行えば高いセキュリティを保てる。さらに、災害時などの事業継続性を考えたときも、オフィス内のHDDやサーバーが被災するリスクに比べ、クラウドのデータセンターで守られたデータは安全性が高い。

データ共有方法の改善、文書管理のペーパーレス化なども

　クラウドストレージは、データの保管という意味合いだけでなく、データ共有のプラットフォームとしても有効に活用できる。大容量のデータの共有には、USBメモリーを使う職場がいまだに少なくない。パスワード付きZIPファイルに圧縮してメールに添付し、パスワードを別メールで送るといういわゆる「PPAP」も、セキュリティリスクから利用が非推奨とされるが、現在も利用するケースがある。

　しかし、クラウドストレージにデータを保管して、そのデータを社内や取引先などと共有する手法を使えば、USBメモリーの紛失やPPAPによる流出といったセキュリティの課題から開放されるだろう。アクセス制御がきめ細やかにでき、閲覧状況などのログ管理が可能であるため、格段に高いセキュリティレベルが確保できるためだ。

　請求書や注文書など、多くの書類が「紙」でやり取りされている職場でも、開業や移転をきっかけにペーパーレス化に取り組みたい。「注文書がFAXで送られてくるから、ペーパーレスは無理」と決めつけてはいけない。FAXを受信する複合機を最近の製品に入れ替えることで、受信したFAXを自動的にPDFなどのファイルにしてデータ活用できるようになる。さらにAIを活用したOCRサービスなどと組み合わせれば、紙で届いたFAXが画像データからテキストデータに変換されて、多くのシステムで利用可能になる。

　開業や移転という物入りで手間がかかるタイミングは、どうしてもビジネスのスタートや継続に重きを置きがちだ。それでも、その機会をチャンスと捉えてDX化の一歩を進めることで、新たな「成長期」「安定期」に向けたビジネス構築を可能にしていってほしい。

※掲載している情報は、記事執筆時点のものです