人に語れるようになる“ITのツボ”（第2回）仕事にビジネスフォンが欠かせない理由

公開日：2015.12.22

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　ICTを活用し、社内だけでなく社外でもオフィスと変わらず効率良く業務をこなすといったワークスタイルの変革は必然性を帯びてきています。そのような流れの中、ビジネスフォンも進化し、業務の効率化やさまざまな課題を解決するといった新たな可能性が期待されています。

　しかし、ビジネスフォンの進化といわれても、家庭用電話機との違いがいまいち理解できていない方もいるはず。そのような方にも分かりやすいように、基本的な内容からひもといていきます。

そもそもビジネスフォンとは？

　多くの企業が家庭用電話機ではなく、ビジネスフォンを利用しているのには理由があります。家庭用の電話機とは基本的に1回線・1番号で利用する通信端末のことです。1つの端末で1つの電話番号しか使用できないので、2件以上の着信が同じ電話番号にあったときは片方が話し中になってしまいます。

　2つの着信を同時に受けようとした場合には、2回線を用意して、それぞれに別の端末をつなぐ必要があります。その場合、2つとも違う電話番号を用意しなければなりません。しかも、それぞれの着信を別の端末に切り替えられません。多くの電話を一度に受けることを想定するビジネスにおいて、非効率になるのはいうまでもありません。

　このような問題を解消するために利用されるのがビジネスフォンです。ビジネスフォンは主装置・端末・回線から構築するシステム製品です。主装置が交換機となり、複数の回線から受けた着信を必要に応じて複数の端末で共有したり、切り替えたりすることを可能にしています。

　複数の回線を契約して、複数の端末をつないでいるビジネスフォンであれば、1つの電話番号の外線をどの端末でも受けることができます。同時に2件以上の着信が同一の電話番号にあってもそれぞれ受けられ、相手側からは話し中になりません。これによって、企業は代表番号や問い合わせ専用番号への複数の着信を、複数の端末で受けています。

　ビジネスフォンなら、複数の端末の間で転送も可能です。業務上、別の担当者や部署に電話を転送することが必要なケースは珍しくありません。別の担当者や部署の在・不在を確認した上で転送できるのもビジネスフォンのメリットです。

　複数の回線を共有して複数の端末に活用するビジネスフォンは、1人で働く個人事務所や非常に小規模な事業所を除けば、業務に欠かせない存在といえるでしょう。