脱IT初心者「社長の疑問・用語解説」（第84回）社内SNSの使い方が分からず、SOS！？

　家族や友人との連絡手段としてSNSは欠かせない存在となりました。その手軽さをビジネスの現場でも生かしたいとの考えから、社員同士が気軽にコミュニケーションを取れるように社内SNSを導入する企業が増えています。

　例えば、コミュニケーションツールとして一般的なメールの場合、社員同士とはいえ堅苦しいあいさつから始めるのが一般的ですが、SNSであれば用件から始めたり、同僚であれば返信も「OK」といった絵文字で済ませたりすることも可能です。こうした気軽さも社内SNSの利用が広がる理由になっています。

Q 社内SNSはどのように選べばよいのでしょうか。

　昨今はあらゆる事業者から社内SNSのクラウドサービスが提供されています。社内、グループ内のコミュニケーションや情報共有に用いる会話機能は、ビジネスチャットとも呼ばれます。また、業務報告などのタスク管理や社内コミュニティーの形成、クラウドストレージと連携したファイル共有など、それぞれ特徴のある機能を提供する事業者もありますので、自社の利用目的に合ったサービスを選ぶとよいでしょう。使える機能に制限はありますが、無償版のサービスで使い勝手を確かめる方法もあります。

Q 社内SNSを導入する際の注意点は何ですか。

　今回の社長のように、せっかく導入しても使わない人が出るケースも考えられます。全員が使いこなせるよう、事前にルールを含め、社内研修を行うことが効果的です。また、情報漏えいや不正利用を防止するセキュリティ対策も重要です。管理者によるユーザーの登録・削除、許可されたユーザーと端末同士のみで利用可能なサービスもあります。初めて導入する企業は、社内SNSに詳しいIT事業者に相談するとよいでしょう。

「社長、社内SNSについて理解していただけましたか。社長もメンバーに入っているので、使ってみてくださいね」(総務兼IT担当者)
「会議の連絡も社内SNSでやっているのか。メールより早く見られるし、確かに便利だな。ただ、スマホだと文字が小さくてちょっと見づらいな」(社長)
「スマホだけでなく、パソコンも使えますよ」
「それはありがたい。使い方が分からなくなったら、社内SNSでSOSを出すよ」