事例で考えるクラウドストレージ（第1回）法改正を契機に書類をデータで共有

　A社では文書ファイルなどの保管場所として、社内LAN上にNAS（ネットワーク対応記憶装置）を導入していた。NASは、パソコンに外付けするHDD（ハードディスク）よりも信頼性が高く、文書ファイルなどを保管するファイルサーバーとして利用する例も少なくない。ただ、帳簿書類などの重要な書類を保管するとなると、データバックアップ機能やセキュリティ機能などより高度な機能を備えたNASへのリプレースを考慮する必要がある。

　また、NASは社内のユーザーがLANを介して文書ファイルなどの閲覧・編集・更新する用途には適しているが、会計事務所のように外部から利用するには、一旦、社内ネットワークにアクセスしなければならず、セキュリティの観点からも現実的ではない。

　そこで、クラウドストレージの導入を検討することになった。クラウドストレージは、その名の通り、クラウド上にあるストレージだ。インターネット環境があれば社内・社外を問わず、どこからでも、どんな端末（パソコン、タブレット、スマホ）でもストレージに保管された文書ファイルなどにアクセスできる。

　社内に設置するNASと異なり、データはクラウド上に保管されるので、会計事務所や協力会社など外部の人とのデータ共有も容易だ。共有フォルダをつくり、外部へは期限付きでアクセスできるURLを発行し、安全にファイルを共有できるといったメリットがある。

簡単・安全に会計事務所と書類を共有

　クラウドストレージは国内、海外のさまざまな事業者がサービスを提供している。こうした数あるサービスの中から、A社では帳簿書類などのファイルを簡単かつ安心して共有できる仕組みを持ち、サポートも充実したサービスを選定した。ITの専門家ではない会計部門のユーザーや会計事務所の会計士なども、普段使っているパソコン操作と同様の感覚で利用でき、社外とのファイル共有を促進するためだ。

　また、フォルダにアクセス権を設定。例えば決算関係で外部と共有するフォルダのデータに対し、閲覧のみ、ダウンロードやアップロードの可否、有効期限などを設定するといったものだ。これによって社内ユーザーであっても、決算書類へのアクセスを制限することで重要書類の盗み見や改ざんなどの不正行為を防止し、決算に対するガバナンスを効かせることも可能になった。

　そして、サポート体制も選定の大きなポイントとなった。A社は専任の情報システム部門がなく、総務部門の担当者がITの運用管理を兼任しているため、運用に不安を抱えていた。A社が取り入れたサービスでは導入時に不安がある場合、ヘルプデスクがマニュアルを説明するなどスムーズな導入を支援するとともに利用開始後も、ファイル操作などで困った場合、電話でサポートを受けられる体制を提供している。これらが大きな安心につながり、数あるクラウドストレージサービスの中から電話サポートが受けられるクラウドストレージを導入した。

　サービスの導入により、さまざまな効果が生まれている。例えば、生産設備のリース料の請求書は、リース会社からデータとして送ってもらい、そのデータを紙に印刷することなく保存することでペーパーレス化を実現した。そして、データのままクラウドストレージのフォルダに保管し、決算で会計事務所と共有するなど、帳簿書類の管理を大幅に効率化している。今後、A社は会計部門の帳簿書類の保管だけでなく、営業部門などでも利用する計画だ。営業担当者が社外からクラウドストレージに保管された販売データなどをセキュアに閲覧・編集できるIT環境をつくり、経営層とのタイムリーな情報共有を可能にするなど、クラウドストレージの利用を拡大していく。