事例で考えるクラウドストレージ（第5回）大容量のCADデータの共有で社内外のスムーズな業務を実現

　E社では社内・社外と簡単にファイル共有が行えることと、セキュリティが充実していることに重きを置いて検討した。導入したサービスは、全社共有のフォルダ、個人用のフォルダ、社外共有のプロジェクトフォルダの3種類があり、最大10GB（ギガバイト）までの大容量データの共有が可能だ。

　このためデザイナーは自宅やオフィスで作成したCADデータを顧客の案件ごとに設けたプロジェクトフォルダに格納し、営業担当者はプロジェクトフォルダにアクセスすることでCADデータが顧客要望に添ったデザインに仕上がっているかを確認できる。社内のNASを保管していた時には、営業担当者は社内にいなければ確認作業ができなかったが、クラウドストレージに変更したことで自宅や外出先からも閲覧でき、スムーズな業務と柔軟な働き方を実現した。また、顧客に広告デザインを確認してもらう場合、従来は営業担当者のパソコンにCADデータを保存して顧客訪問をしたり、遠方の顧客にはDVDなどのメディアに保存して郵送するなどしたりしていた。クラウドストレージ導入後は、期限付き共有リンクのURLを発行することで顧客ともセキュアなデータ共有ができるようになった。営業担当者はアポを取って訪問する必要がなく、顧客は手の空いている時間に広告デザインを確認するなど、E社と顧客企業の双方の業務効率化をも可能にしている。

複数のデータセンターでセキュアにデータ保管

　導入の大きな決め手となったのがセキュリティだ。導入したサービスはすべてのフォルダにアクセス権を設定できる他、プロジェクトフォルダ内のデータについても、プレビューのみ、ダウンロード/アップロードの可否、有効期限などの設定が可能だ。また、保存したデータは複数のデータセンターで同時に複製を行うためBCP対策にも適している。NASの場合、自然災害などに備えたBCP対策では、同じ場所に複数のNASを設置しても効果は薄い。例えば、離れた地域に複数拠点を構える企業は、NASを複数カ所に振り分けてバックアップしてBCP対策を講じることは可能だが、E社のように拠点が1カ所の企業の場合、クラウドストレージを活用し、BCP対策やセキュリティが整ったサービスを利用する方が理にかなっていると言えるだろう。

　その他、サービスの導入は業務の可視化にも効果を発揮している。屋外広告はその大きさや地域によって、自治体への申請・許可が必要な場合もある。E社では各種の申請書類などもクラウドストレージに保存し、共有を図った。従来は社員のパソコンに保存していたが、全社で共有することにより、申請・許可の進捗状況なども把握しやすくなった。

　さらにIT担当者の負荷軽減の面でも役立っている。E社は専任のIT担当者がおらず、総務担当者が兼務し、NASの運用も任されている。以前は万一のトラブル対応などに不安もあったというが、ヘルプデスクによる電話サポートなども担当者の大きな安心につながっている。