Biz Clip調査レポート（第39回）デジタル化、進んでる？ 文書管理実態調査2023

　紙文書の廃棄ルールについて尋ねたところ、どの項目においても最も多かったのは「期間を決めて廃棄」だった（図3）。次に多いのは「種類・重要度で定めたルールに準拠して廃棄」だが、「契約・申請書類」「顧客情報・カルテ」については「原則、廃棄せずに保管」の比率が「種類・重要度で定めたルールに準拠して廃棄」を上回った。

　また、全項目において「スキャンが済んだら廃棄」の選択率は前回調査と同じく10％に達しなかった。電子帳簿保存法の改正もあり今後は見積もり・請求関連の書類を中心にペーパーレス化が加速すると見られる。今後の動向に注目したい。

【図3 業務工程別の紙文書の廃棄ルール】

企業規模でOCR活用に温度差も

　紙文書の保存には、OCR（光学的文字認識）を活用してデジタルデータ化する方法がある。これにより入力作業の効率化、文書検索性の向上などさまざまなメリットがある。しかし、過去の調査では企業でのOCR活用はさほど進んでいない実態が浮き彫りになった。前回の調査から1年経過し、活用度合いはどう変化したのか見ていく。

　「有料サービスを利用している」と「ソフトの補助機能などで利用している」の合計を見ると、全体の20.7%が日ごろからOCR機能を利用していることが分かった。「利用してみたいが、まだ利用したことがない」「利用予定はない」と答えた割合の合計は54.9％。また「OCR機能の存在を知らない」を選択したのは12.8%と、横ばい状態だった。

　従業員規模別に利用状況を見ていくと、有料サービスを利用するという回答が最も多かったのは3000～4999人で8.8%。「ソフトの補助機能などで利用している」比率との合計でも、従業員数3000～4999人の企業が最も高い結果となった。

【図4 OCRの利用状況（従業員数別）】

　OCR機能の満足度について利用者を対象に聞いた結果は次の通り（図5）。「非常に満足」「満足」「どちらかというと満足」の合計では、「PC等からの文字出力に対する認識」（67.7％）が最も高く、以下「データ容量の軽減」「文字認識スピード・一括認識等の効率性」の順だった。反対に「どちらかというと不満」「不満」「非常に不満」の合計では、「学習機能」（53.9%）、「手書き文字に対する認識」（53.6％）だった。文字認識の精度の高さが期待できる有料サービスの利用率が高まれば、こうした不満の解消につながると考えられる。

【図5 OCRの機能の満足度】

＜文書管理実態のまとめ＞

・紙の文書が介在する業務工程で最も多いのは「契約・申請書類」（59.1％）

・紙文書の管理法では「紙のままファイリングして保管」が最も多い

・紙で保管する比率が最も高いのは「契約・申請書類」（71.0％）

・紙で保管する比率が最も低いのは「社外会議・プレゼン資料」（46.9％）

・紙文書の廃棄ルールは「期間を決めて廃棄」が最も多く全体の40%前後が選択

・全項目において「スキャンが済んだら廃棄」の選択率は10%未満

・OCRの利用率は約20％

・OCR機能の存在を知らない層は12.8％

・OCR利用者の満足度が高かったのは「PC等からの文字出力に対する認識」（67.7％）

・OCR利用者の満足度が低かったのは「学習機能」（53.9%）

　業務におけるペーパーレス化は進む一方、今回の調査で見えてきた図2、図4などの結果を見るに、これから紙で受け取った物の一部はデータ化されているが、これまで社内に蓄積された紙文書のデータ化は依然として道半ばと言えそうだ。昨今はAI技術を取り入れた学習機能を有するものがあるなど、OCRの文字認識の精度も向上している。文書保管ルールの見直し、電子決済システムやクラウドストレージの導入などと併せ、OCR機能も業務のDX推進に役立ててみてはどうだろうか。

＜本調査について＞
日経BPコンサルティングのアンケートシステムにて、同社モニター3099人を対象に2023年7月に調査