時短エクセル（第21回）2ページ目に見出し…などExcel印刷ワザ3連発

　縦や横に長い表は、1ページに収めようとすると縮小率が大き過ぎて数字が読めなくなる。「縦に長いから複数ページになってもいいが、右横が少しだけはみ出してしまう」といった場合も、この縮小印刷を使おう。

[caption id="attachment_28027" align="aligncenter" width="420"] 1店舗分だけはみ出してしまうことによって2ページで済むところが4ページになってしまう[/caption]

 

[caption id="attachment_28028" align="aligncenter" width="420"] 先ほどと同様に、印刷画面で「拡大縮小なし」をクリックし、「すべての列を1ページに印刷」を選択する[/caption]

 

[caption id="attachment_28029" align="aligncenter" width="420"] 2ページに収まっていることが確認できる[/caption]

　こうすることによって、横幅を1ページ内に収められる。

2ページ目に見出しがなくて分かりづらい

　上記のように操作すれば、複数ページにわたる表の幅をうまく収めて印刷できる。しかし、2ページ目以降は、見出しが表示されていないため、非常に見づらい表になってしまう。印刷時に各ページに見出しを付けられる。

[caption id="attachment_28030" align="aligncenter" width="420"] 「ページレイアウト」タブの「印刷タイトル」をクリックする[/caption]

 

[caption id="attachment_28031" align="aligncenter" width="420"] 開く画面で「タイトル行」にカーソルを置く[/caption]

 

[caption id="attachment_28033" align="aligncenter" width="420"] 見出し行をクリックすると、「タイトル行」に「$2:$2」と表示される[/caption]

　上記の設定は、タイトル行として設定した行は、ページをまたぐ際に常に印刷する設定だ。ここでは2行目が見出しになっているので、2行目を設定した。見出しが2行にわたる場合は、2行分を設定することもできる。また、横に長い表は「タイトル列」で左側の見出しを2ページ目以降に印刷するようにも設定できる。

[caption id="attachment_28055" align="aligncenter" width="420"] 印刷プレビューで確認すると、見出し行が2ページ目にも入っていることが分かる[/caption]

　このような少しの工夫で、配布資料が分かりやすくなり、会議をスムーズに進められる。印刷は、資料の最終形。相手の気持ちを考えて少しでも見やすくするように心がけたい。

※解説用画面はOffice 365のExcelを使用。一部メニュー名などが異なる場合がある
※第22回は2019年10月7日（月）公開

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