会社の体質改善法（第11回）人事異動や部署異動を円滑に。クラウドストレージ活用のススメ

　春は人事異動の季節でもある。新入社員が入社してくる会社もあるだろう。人が動くと情報システム部門や総務部門などへの問い合わせも増える。テレワークやハイブリッドワークという働き方の変化もある。こうした状況で情報システム部門や総務部門などの負荷を減らすために頼りになるのが、クラウドストレージやビジネスチャットといったデジタルツールの有効活用だ。では、どのように活用すれば課題解決につながるのだろうか。

問い合わせの軽減に効果があるクラウドストレージの活用

　人事異動で他部署に異動すると、仕事の中身が変わり、覚えることも多い。そういう従業員にとって頼みの綱となるのがマニュアルの存在だ。引き継ぎや異動に備えてマニュアルを作成しているケースは多いだろう。しかし、実際には自分が探しているマニュアルがどこにあるのかわからずに苦労する場合も少なくない。

　この問題を解消するツールとして役に立つのがクラウドストレージの活用だ。作成されたマニュアルをPDFファイルなどに変換し、系統立てて整理してクラウドストレージのフォルダーに格納しておけば、どこからでもアクセスして必要なマニュアルを容易に探し出すことができて、情報システム部門や総務部門の問い合わせ対応の負荷を軽減できる。フォルダー構成は用途や組織に分類するのが基本だが、情報システム部門や総務部門が従業員向けにマニュアルを格納する場合は、まずフォルダーの構成や名前の付け方のルールを決めておき、それを通知するのが良いだろう。その上で困っている人がマニュアルを見つけやすいように目的別に分類しておきたい。

　当然、マニュアルを作成してフォルダーに格納する側もこれらのルールを守ることが求められる。従業員がフォルダーを作成する際の承認フローを社内で確認するなど、クラウドストレージの運用ルールを定めておくと混乱が避けられる。

　近年のクラウドストレージにはさまざまな便利機能が装備されている。例えば、オンプレミスのファイルサーバーからのデータ転送機能やファイルのプレビュー機能が提供されていたり、社内共有、個人用、外部との共有用など利用目的に応じたフォルダーが用意されていたりするものもある。しかも、クラウドストレージはクラウド事業者が責任を持って運用しているので、自然災害が発生した際の対策や、セキュリティも強化されている。便利なだけではなく、事業継続性が高まるのも大きなメリットだ。

ビジネスチャットを活用した手軽なコミュニケーション…