実務にそのまま使える！労務管理書面（第11回）休職・復職に関する書面

　社員が休職を申し出て、会社がこれを承認した場合は、いつから休職が始まり、いつで終わるのかを明確にして、社員に通知しておくことが重要です。休職の起算日や休職可能期間があやふやだと、社員はいつからいつまで休職してよいか分かりませんし、会社もどう対応してよいか分からなくなってしまいます。「休職開始通知書」のような書類を作成し、休職の起算日と期間を明確にしておきましょう（図表2参照）。

■図表2　休職開始通知書（ダウンロード）

休職満了日の通知

　会社は休職中の社員について、休職満了の日まで放置するのではなく、本人や家族には定期的に連絡を取っておきましょう。そして、休職の満了日が近づいてきたときには、その旨を休職中の社員に連絡します（図表3参照）。

■図表3　休職満了日の通知書（ダウンロード）

　それまで会社から何ら連絡がなかったのに、突然「休職満了日が過ぎましたから、あなたは退職になりました」では、トラブルになることは必至です。会社は、どのようにしたら休職中の社員に安心を与えられるか、不快にさせないかを考える必要があります。

復職する社員への対応

　復職の要件を満たすこととなった社員には、会社が復職を承認した旨を伝え、復職日を明確にした「復職命令書」のようなものを作成して渡します（図表4参照）。これにより、この社員は休職を終え、復職することとなります。

■図表4　復職命令書（ダウンロード）

　ただし、社員が診断書を書いてもらう主治医の多くは、この社員の病状などについては詳しくても、普段どのような業務をしているか分かりません。また、場合によっては、復職を希望するあまり、社員本人やその家族が、主治医に無理を言って「復職可能」の診断書を書いてもらっている可能性がないともいえません。従って、主治医に加えて、会社の指定する産業医の診察を受けるように指導をし、産業医の意見を聞いてみることもポイントとなります。

復職できない社員への対応

　休職満了日までに復職ができなかった社員に対しては、会社の就業規則にのっとり、自然退職となる旨を伝えます。ときどきこのような場面で「解雇」という言葉を使っている就業規則を見受けますが、会社を辞めなければならない社員の心情を鑑みれば「退職」という柔らかい言葉を使ったほうが無難だと思われます（図表5参照）。

■図表5　退職通知書（ダウンロード）