オンライン会議お悩み相談室（第1回）Zoom会議中にあの人とだけ話したい！

■お悩み
Zoomで会議をすることが増えたのですが、リアル会議のときのようにちょっとした目配せをしたり、隣に座った参加者と意見を交換したりできず息が詰まります。Zoom会議で個人間のコミュニケーションを取る方法はありますか？（愛知県H.Mさん）

■お答え
チャットを活用すれば個人間のコミュニケーションも可能に

　退屈な会議では、隣の人とちょっとした無駄話することも息抜きになりますよね。いや、それだけではなくて、隣の人との会話で意見がまとまり、会議がより有意義になることだってあるわけです。オンライン会議ではどうしても画面と向かい合うだけになってしまいがちで、無駄話も意見交換もしにくい傾向にあります。下手をすると一言も発さず、会議の画面を閉じるなんてこともあるでしょう。

　考えてみると、オンライン会議で主役の声を聞いたり相手の顔を見たり、資料を共有したりするのは、リアル会議でもやっていたことです。しかし、オンライン会議ならではのツール「チャット機能」を有効に使うことで、リアル会議ではできなかったコミュニケーションが実現できます。チャットのような文字による意思疎通は、リアルの会議にはなかったコミュニケーションですよね。

　オンライン会議の代表的なアプリ「Zoom」（ZoomVideo Communications社）でも、ミーティング中にチャットできる機能が備わっています。もしかすると、チャット機能を知らなくて会議中にチャットの中で起きていたことに取り残されていた人もいるかもしれません。まず、チャット機能の使い方をおさらいしておきましょう。

▲パソコンのZoom画面上にマウスを動かしたときに現れる「チャット」のボタンをクリックすると、右側にチャット画面が現れる。入力は右下の入力ウィンドウで行う

　パソコンでチャット機能を使うには、画面下の吹き出しマークの「チャット」ボタンをクリックします。するとオンライン会議の画面の右側にチャットのウィンドウが開き、文字でやり取りができるようになります。文字は右下の「ここにメッセージを入力します」の欄に入力します。文字のやり取りはLINEのメッセージツールなどと同様で、画面の上部からリアルタイムに表示されていきます。

　スマホでもできますから、外出先などから参加しているときでもチャットで意思表示が可能です。チャットでメインの音声会議と並行して確認事項を整理したり、参考になるWebサイトのURLを共有したりすれば、会議の時間をより有効に活用できるのです。

▲スマホアプリでも操作は同様。下部メニューに「チャット」がなければ、「…（詳細）」をタップして、開いた画面で「チャット」を選ぶ

あの人とだけ会話する「プライベートチャット」…

　さて、本題のお悩みのお答えに入らなければなりません。無駄話であっても、意見交換であっても、特定の人とだけ会話をしたくなったら「プライベートチャット」機能を活用しましょう。使い方は簡単です。チャットの入力ウィンドウの近くに、送信先として「全員▼」と表示されているボタンがあります。このボタンをクリックすると、参加者の一覧が表示されます。ここで、特定の人を指定すれば全員には見えない秘密のチャットができるというわけです。プライベートチャットのコメントには「（プライベート）」の表示がありますから、全員に向けたものではない会話ができます。

[caption id="attachment_38558" align="aligncenter" width="600"] ▲チャットのウィンドウで、送信者の横の「全員▼」を押すと会議の参加者を選択できるので、ここから相手を選んで「プライベートチャット」をクリック。2人だけの話ができる[/caption]

 

　ここで注意したいのは、特定の人から「プライベートチャット」で話しかけられ、受け手である自分の入力ウィンドウの送信先が「全員」になっていないかです。そのままの状態で「やっぱ部長ってダメじゃん」などといった返信を入力してしまうと、このコメントが全員に知れわたってしまいます。そんなときは即答せずに、送信者をプライベートチャットで話しかけてきた人に変更してから返信するようにしましょう。

　一方で、会議を主催した側としては、皆がプライベートチャットで楽しく会話をしていて、自分の話など聞いていないという状況は避けたいところでしょう。そんなときは、プライベートチャットを禁止する方法もあります。

[caption id="attachment_38559" align="aligncenter" width="600"] ▲プライベートチャット禁止の設定をするには、Zoomのサインイン画面からアクセス[/caption]

 

[caption id="attachment_38561" align="aligncenter" width="600"] ▲開いた画面から「設定」を選び、右側をスクロールして「プライベートチャット」の項目を見つけたら、ボタンをオフに切り替える[/caption]

 

　会議の参加者としては、プライベートチャットの設定をオフにされないように、オンライン会議で適度に相づちを打ったり、積極的な発言をしたりして参加をアピールしておきたいものです。プライベートチャット機能をうまく活用し、あなたの会議で有効に使い続けられるといいですね。