オンライン会議お悩み相談室（第6回）Zoom画面を使って共同で書き込み作業をしたい

共有できません。ゲストがホワイトボードを共有できるようになるには、ホストが「セキュリティ」のポップアップメニューから「画面の共有」に許可を入れます。これで、参加者も共有が可能になります。とはいえ、ホワイトボードは皆が書き込む機能なので、ホストがホワイトボードを共有すれば共同で作業を始められますね。

[caption id="attachment_40732" align="aligncenter" width="600"] ▲「画面の共有」から「ホワイトボード」を選択してホワイトボードを共有。ゲストに共有の権限を与えるときは、「セキュリティ」から「画面の共有」にチェックを入れる[/caption]

 

　ホワイトボードが起動すると、Zoomの画面に文字通り真っ白な「ホワイトボード」が現れます。メニューバーには、「選択」「テキスト」「描き込む」「スタンプ」「スポットライト」などの項目があり、例えば「テキスト」を選んで入力していけば、皆で議論したい課題を書き込んでいけるというわけです。

　参加者が、「ホワイトボードに書き込みたいけれど、メニューバーが出ていない」という場合もあるでしょう。そんなときは、ポインターを画面の上部に動かしてZoomのメニューバーを表示させます。右側に「オプション表示」という項目がありますので、ここをクリックして、開いたプルダウンメニューから「コメントを付ける」を選びます。すると、ホワイトボードのメニューバーが表示されます。

[caption id="attachment_40734" align="aligncenter" width="600"] 真っ白なホワイトボード画面が開く。メニューバーから、例えば「テキスト」を選べば文字を書き込める。メニューバーが出ていない場合は、ポインターを画面上部に移動させ、「オプションを表示」から「コメントを付ける」を選ぶ[/caption]

 

ホワイトボードは切り替えや保存もできる

　メニューバーの「描き込む」には、手書きや直線、矢印、図形などのツールが並んでいます。強調したい部分を手書きの丸で囲んだり、引き出し線を付けたりすれば、リアルなホワイトボードに近い使い方ができますし、テキストを使えば手書きよりもきれいな文字が表示できます。スタンプなども、ブレーンストーミングでは有効かもしれません。1人ひとりが異なる色で書き込めば、分かりやすく共同作業できます。

　ホワイトボードは複数画面使ったり切り替えたりもできます。右下の「＋」マークをクリックすれば新しいホワイトボードが開きます。

[caption id="attachment_40735" align="aligncenter" width="600"] ▲文字や手書き、スタンプなど、カラーを選んで相互に書き込め、まさにホワイトボード的な作業がオンラインで実現できる。複数のホワイトボードを使いたいときは、右下のボタンから[/caption]

 

　リアルのホワイトボードでブレーンストーミングをしていた頃、書き込んだ画面をホワイトボード用の専用スキャナーとプリンターで印刷した時代もありました。最近は、スマホで写真を撮ってスムーズに共有するというスタイルが多いかもしれません。Zoomのホワイトボード機能でも、皆で作業した結果を保存して手軽に共有できます。

[caption id="attachment_40737" align="aligncenter" width="600"] ▲ホワイトボードを保存するときは、「保存」ボタンをクリック。これで、ローカルに画像データとして保存される[/caption]

 

　保存は、メニューバーの「保存」のボタンを押すだけ。コンピュータの「ドキュメント」の中の「Zoom」フォルダーに会議ごとに作成されるフォルダーに、ホワイトボードのデータが保存されます。議事録としての共有も簡単です。

　オンライン会議は、発言せずにいると会議中の自分の存在が空疎に感じてしまうときがあります。そんな人は、ホワイトボードを使った共同作業の書き込みで、存在感をアピールできるかもしれませんね。