事例で考えるクラウドストレージ（第3回）医療に関わる重要なデータの共有と管理

　C社では高速な社内LANに刷新したこともあり、まずファイルサーバーの設置を検討した。しかし、サーバーの導入・運用に手間とコストがかかることや、社内に設置するため、災害などでサーバーに保管したデータが消失するリスクもあると判断した。

　次に、サーバーの導入・運用の手間をかけずに手軽にデータを共有でき、BCP対策にも効果的な方法として、クラウドストレージに着目。だが、専任のIT部門がなく、営業担当者や内勤社員がクラウドストレージを使いこなせるかが懸念された。そのため、操作性に力点を置き、導入するサービスを慎重に検討していった。

　こうした過程を経て、C社が採用したクラウドストレージは、データをクラウド上に安全に保管しつつ、使い慣れたパソコンと同様にフォルダ操作する感覚で利用できるものだった。営業担当者は従来と同じように表計算ソフトで作成した台帳のファイルをドラッグアンドドロップする簡単な操作でクラウドストレージ上にある全社共通のフォルダに格納できる。また、導入したクラウドストレージは、ファイル閲覧に便利なプレビュー機能があり、各種端末やスマホなどのWebブラウザーから手軽に利用できる。さらにポリシー設定により、Microsoft Officeと連携した表計算ソフトなどのプレビューファイル閲覧も可能なものだった。

在庫や納期を確認し顧客対応を向上

　C社にとって、クラウドストレージの導入効果はさまざまだ。例えば、内勤社員はファイル共有により、在庫や納期を確認して問い合わせに即答できる。かつてのように、営業担当者にメモを残す必要もない。営業担当者側は、病院訪問中にスマホからクラウドストレージにアクセスし、即座に検査用試薬などの在庫や納期のデータを確認して病院の検査担当者に伝えるなど顧客対応の向上に役立てている。そして、データが強固なセキュリティや防災設備などが整ったデータセンターに保管されている安心感もある。

　BCP対策はパソコンの故障や災害だけではない。コロナ禍のようなパンデミックの中でも力を発揮する。Ｃ社には、医療機関が必要とする機器や試薬などの注文を受け付け、迅速に届ける使命がある。そのミッションを遂行する上で、いつでも、どこでも必要なデータにアクセスして業務を継続できるクラウドストレージはこれからもビジネスの大きな力になるだろう。

　今後、Ｃ社は営業部門に加え、総務や経理部門などが扱うデータについてもクラウドスレージに保管する計画だ。重要なデータはアクセス権限を設定するなどで安全にデータを管理する。医薬品や医療機器を扱う事業者は、製品の品質管理や安全管理が重要となる。保管データについても、利便性だけでなく、安全性を重視することで、医療機関からの信頼を得られるとC社では考えている。