人に語れるようになる“ITのツボ”（第5回）業務に必須のOfficeソフト、使い方の課題

公開日：2017.04.12

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　企画書、あいさつ文、見積書、経費精算書、プレゼン資料などなど、多くの組織で使われる業務書類の大半は電子化されている。書類を作成するソフトはいろいろあるが、圧倒的な普及率を誇るのが「Microsoft Office（以下、Office）」だ。

　業務上の文書やデータのやりとりは、Officeで作成するのが事実上、スタンダードとなっている。他にも文書や表計算を行うソフトはたくさんあるが、互換性の面でほぼ独占状態だからだ。このように業務に欠かせない存在となっているOfficeだが、組織として運用するにはさまざまな課題もある。

悩ましい異バージョンの混在

　Officeに関する悩みの1つが、さまざまなバージョンの混在だ。この大きな原因は、パソコンの導入・更新のタイミングがバラバラで、その時期によって異なるバージョンのOfficeが導入されていることに起因する。

　バージョンが混在する弊害は、主に3つある。第1の弊害は、資産管理の煩雑さだ。パソコンの台数が多いと、Officeのライセンスがどれだけあるのか管理し切れない。時には未利用のライセンスがあるのに新規購入してしまうなど、費用の二重払いが発生するケースもある。また、システム部門がユーザーからOfficeに関する問い合わせを受けたときも、バージョンをいちいち確認しなければ回答ができず、非常に効率が悪い。

　第2の弊害は、各バージョンによる使い勝手の違いだ。Officeはバージョンによってインターフェースが異なる。部署異動があると使用するパソコンが変わり、中には従来と違うバージョンのOfficeがインストールされていることもある。メニューの位置が異なるなど使い勝手が違い、慣れるまで生産性が落ちる。さらに、Office 2007以降は標準ファイル形式が「docx（Word）」「xlsx（Excel）」「pptx（PowerPoint）」に変更されたため、Office 2003でファイルが開けないという互換性の問題も生じる。

旧バージョンの利用はセキュリティーリスクが高い…

　最も深刻なのが第3の弊害、セキュリティーリスクだ。日々深刻化するセキュリティーの脅威に対抗するべく、マイクロソフトはOfficeのバージョンアップのたびに、セキュリティーレベルを上げてきた。つまり、新しいバージョンほど、安心して使えるということだ。

　もちろん、旧バージョンでも、定期的にセキュリティー更新プログラム（パッチ）を提供して、セキュリティー上の脆弱（ぜいじゃく）性に対応している。しかし、旧バージョンのサポートには期限がある。期限が切れると、ウイルス感染のリスク、フィッシングやなりすまし被害、情報漏えいなどの危険性が一気に高まる。例えば、マイクロソフトの調査によると、旧バージョン（Office 2007～2013）では、何らかの影響を受けて脆弱性を悪用される可能性が96％もあるという。

　すでにOffice 2003は2014年でサポート期限が切れた。セキュリティーを考慮すると、利用を避けなければならないほど危険なレベルにある。Office 2007も、2017年10月10日で延長サポートが終了する。早急にバージョンアップを検討する必要がある。Office2010もメーンのサポート期間はすでに終了し、Office 2013も2018年早々に延長サポート期間に入る。セキュリティーリスクはどんどん高まっていく。