人に語れるようになる“ITのツボ”（第14回）迫る郵便料金の値上げ。コスト増を防ぐ賢い方法は？

　郵送以外に手段がない場合は仕方ないものの、昨今のビジネスシーンではペーパーレス化が求められている。例えば、紙に印刷せずに済むならデジタルデータのままでやり取りすることが推奨されるケースも多い。そして書類のペーパーレス化が進めば、場所を問わずにビジネスが動かせる。

　ペーパーレス化というと、社内書類のやり取りに目が向きがちだが、取引先などの社外との書類のやり取りを手軽に安全にペーパーレス化する方法もある。その1つの手段がクラウドストレージの活用である。クラウドストレージでは、認証機能や権限管理などの活用で、安全にファイルの保管や閲覧が可能だ。また、見積書や請求書、契約書など、郵送していた書類をPDFなどのデジタルデータにして、クラウドストレージの相互やり取り用のフォルダーに格納すれば、手軽に情報共有ができる。

　さらに、最新のクラウドストレージは驚くような機能も備えるようになった。その1つがAIを活用した仕分け機能だ。クラウドストレージで見積書、請求書、契約書などの書類をやり取りするようになると、各社からの数多くの書類が集まってくる。

　これを適切なフォルダーに仕分けるだけでもひと手間かかる。この作業をAIが代わりに行ってくれる機能である。AIが書類を解析して、フォルダーの仕分け、タグ付けなどを自動的にすることで、データ整理の手間を省く。情報にタグ付けされていれば、後々の検索にも役立つ。

郵便料金値上げを契機にさらなるDX推進を

　郵便料金の値上げへの対応として、ペーパーレス化とクラウドストレージの利用による情報の共有が有効な手段になることを見てきた。

　ただし、ここで郵便料金の値上げ分のコストを抑えることだけを考えると、新たにクラウドストレージを導入して取引先にペーパーレスでの書類送付を依頼する手間に対するメリットはあまり大きくは感じられないだろう。一方で、ペーパーレス化やクラウドストレージの活用を業務の改善につなげていけば、より大きなメリットを得られる。

　例えば、見積書などを対外的にやり取りするだけでなく、クラウドストレージには多様な用途がある。社内情報を蓄積するストレージとして活用すれば、安心してオフィス内外からデータへのアクセスが可能になる。クラウドストレージだから操作性が異なるのではとの心配もあるだろうが、オンプレミスのファイルサーバーなどと同様のフォルダー構成で違和感なく使えるサービスも多い。他のサービスとの連携が可能なものや、承認などの業務フローをクラウドストレージの機能として提供するサービスもある。こうした機能を活用すれば、業務のさらなる効率化やDX推進につながる。災害時にデータがクラウドストレージに保管されていることで事なきを得たという事例も少なくない。

　きっかけは郵便料金の値上げであっても、各種のITサービスを有効に活用することができれば、コストの削減と業務効率化は同時に実現するケースも多い。その第一歩として外部の専門家の視点を使って、自社の課題やDXの可能性について冷静な判断を仰ぐことで、より上手な活用法が見えてくる可能性がある。ぜひ検討してほしいところだ。

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