ビジネスを加速させるワークスタイル（第6回）その会議、本当に必要ですか？

　実際の会議では、進行役となるファシリテーターの役割が重要だ。まずは参加者の意見を吸い上げるだけなのか、最終的な結論（合意）まで導き出すのかといった具合に目的を明確にして、それをめざして進行する。会議の終了時間をきちんと決めておき、必ず目的にたどり着くことをミッションとすべきだ。

　集まってお互いの顔を見て声を聞く会議の席では、文章のやり取りでは分からない熱意やニュアンスが感じられるメリットがあるのは事実だ。せっかく集まったらからには、会議の目的を達成し、有意義だったといえるものにしたい。

　集まらなくてもコミュニケーションが取れる仕組みづくりにはICTが役立つ。例えば、メールを使えば、会議を開催する本社や支社に集まりにくい遠隔地の拠点にいる社員の意見を聞いたり、意思を確認したりすることは容易にできる。

　従来、1対1の会話の手段として使われてきた電話だが、多人数が参加できる音声会議システム（電話会議システム）も多数存在している。これを使えば、離れた複数の拠点でも、双方向の会話が可能になる。

　音声のやり取りだけでは、コミュニケーションが不十分になると判断した場合にはテレビ会議システムも検討に値する。登場当初は非常に高価だったテレビ会議システムも、現在は非常に低価格化している。インターネット回線を使用するものなどは、従来よりもかなり手軽に導入できる。

　最近はワークスタイルが変化して働く場所が多様化しているので、１カ所に集まることが、以前よりもコストや人への負荷がかかりがちになっている。それをカバーする有力な手段としてテレビ会議や電話会議といったツールの活用が考えられる。ワークスタイルの変化に合わせて、集合会議以外に、ICTを使った新しい会議を取り入れればよりコミュニケーションは充実するはずだ。