ビジネスを加速させるワークスタイル（第8回）ビジネスフォンは変化しなくてはならない

公開日：2020.12.16

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　社内・社外のコミュニケーション手段が多様化している。社内の連絡にはスマートフォンやパソコンを使ったビジネスチャット、社外の取引先などへはメールで伝達するケースも少なくない。さらにWeb会議が社内社外を問わず、当たり前のように使われ始めた。ただ、そうした中でも、ビジネスで必須のコミュニケーションツールの代表は、やはり電話だ。固定電話にしろスマホにしろ、業務で電話による通話を必要としない会社はない。

電話取り次ぎ業務を改善せよ

　チャットやメールは相手がどんな状況でも用件を伝えられるので便利なものの、送り手の一方通行になる可能性が否定できない。例えば営業活動で取引先を訪問する際にメールで日時を伝える場合、都合がいいかどうかは相手の返信を待たなくてはならない。双方向のコミュニケーションが可能な電話であれば、お互いのスケジュールに合わせてすぐに日時を決められスピーディーに業務が行える面がある。

　むろん、電話の利用にも課題はある。取り次ぎだ。取引先からの着信時に担当者が外出などで不在の場合、その旨を相手に伝え、電話があったことをメモに残したり、担当者のスマホに電話をかけて用件を伝えたりする必要がある。

　一般的な問い合わせ先は、たいてい会社の電話番号だ。昨今のご時世では、その電話を受けるために出社を強いるのも非効率感が否めない。会社にかかってきた電話が急ぎの連絡の場合、担当者からの折り返し電話が遅れればビジネス機会を失う可能性もある。また、伝言メモが書類にまぎれて、担当者に要件が伝わらないリスクも無視できない。社内の席外しではなく、外回り営業などで社外にいる社員への取り次ぎとなるとさらに面倒だ。それに関しては、着信電話を簡単な手順で転送する機能が付いた電話の導入で、社員の業務効率向上と取引先の満足度向上を図れるだろう。

コスト面でも懸念…

　また、複数拠点で業務を行って企業が電話を使う際の課題として挙げるのは通信費だ。その削減策として効果が期待できるのは拠点間のIP内線化。既にデータ通信やインターネット接続用などで本社と支社・営業所といった拠点間をVPN（フレッツ・VPNワイドなど）で結んでいる場合、IP電話対応のビジネスフォンを導入し、主装置を本社側に置いてIP電話機を各拠点に設置して内線化する。内線電話で通信コスト低減が期待できるだけでなく、拠点間でも従業員を内線電話で呼び出せる。電話の取り次ぎ業務が効率化する。

　新型コロナウイルスの感染拡大で、テレワークを導入する企業が増え、テレワーク中の社員が自宅などオフィス外で働いている場合、取引先などからの電話を、どうやってスムーズに担当者の電話につなげるのかが企業にとって課題になりがちだ。テレワーク中、電話の取り次ぎのために一部の社員を出社させるのは非効率であり、感染拡大防止の観点からも問題になりかねない。

　問題は新型コロナウイルスの感染拡大防止だけではない。大規模な自然災害などで出社が困難になった場合のBCP（業継続計画）対策を考えても、オフィス外で働く従業員に関する電話コミュニケーションの環境整備が求められる。

　こうしたテレワークやコスト削減の課題を解決する方法として注目されているのが、「スマホの内線化」だ。ビジネスフォン主装置に内線アダプターを外付けすることで、社員のスマホをビジネスフォンの内線電話として使えるようにする。担当者が営業活動で外回りをしていたり、テレワークでオフィスにいなかったりしても、スマホが使える場所であれば通話が行えるようになる。

　会社のオフィスにかかってきた電話を、自宅や外出先でもスマホに転送できれば、取引先からの重要な電話を取り逃す心配がなくなり、取り次ぎに費やしていた手間も削減できる。

【内線アダプターを付ければ、スマホを内線化できる】