ビジネスを加速させるワークスタイル（第10回）詳細解説！「ビジネスフォン」の買い替えはいつ頃？

　テレワークが広がったコロナ禍の時には、電話取り次ぎ業務のために出社を余儀なくされる従業員の話があったが、それも笑い話になる時代を迎えている。ビジネスフォンをリプレースすることで、電話取り次ぎにかかわる問題を解消し、従業員の柔軟な働き方が可能になる。具体的には、スマートフォンへの内線電話が可能なアダプターと、アダプターに対応するビジネスフォンを導入。これにより、スマートフォンを内線端末として利用できる。

　また、オフィスで受けた顧客・取引先などからの着信を、テレワーク中の従業員のスマートフォンの内線電番号を操作するだけで転送でき、電話の取り次ぎがスムーズに行える。取引先からの重要な電話を逃すリスクがなくなるなど、ビジネスに大きな効果が期待できる。業務に役立つ機能を備えたビジネスフォンに代えることで、電話取り次ぎ以外にもさまざまな効果が見込める。

　例えば、業務時間外に顧客・取引先から電話があり、留守番電話に要件を録音することもあるだろう。これまでは翌日に出社して録音内容を確認するのが一般的だが、急ぎの要件だった場合、対応が遅くなることもある。留守番電話に録音がある場合、担当者のスマートフォンに通知する機能があればスムーズな対応が行え、ビジネスチャンスを失わなくてもすむ可能性がある。

　さらに、本社、支社、営業所など複数の拠点を構える企業に便利な拠点間連携機能を備えるビジネスフォンもある。VPN回線を利用し、離れた拠点のビジネスフォン同士を連携。拠点番号と内線番号を操作するだけで、他拠点の電話機を呼び出したり、従業員の内線電話機を直接呼び出したりでき、取引先からの電話をスムーズに拠点の従業員に取り次ぐことができる。加えて、本社・拠点間をVPNでつなぐことにより、通信コストの削減も可能だ。

　新しいビジネスフォンは標準機能やオプション機能を含め、多彩な機能を備える。また、多機能電話機も据え置き型やコードレス型などのタイプがある。配線が不要なコードレス型であればデスク回りもすっきりし、従業員も電話機が変わり、新たな気持ちで仕事に取り組めるかもしれない。いずれにせよ、必要な機能は何か、収容する外線数、内線数はどれだけ必要かといった要件を勘案しながら自社に合った主装置と電話機を選択したい。

IP電話やクラウド電話の活用も検討

　電話サービスでは、インターネット回線を利用したIP電話サービスがある。高品質な音声通信が可能で、通信費のコストダウンが期待できる特徴がある。さらに、かかってきた電話を、あらかじめ指定した電話番号に転送する転送機能などを活用し、テレワーク中の自宅に転送することも可能だ。

　オンライン会議やチャットなどでMicrosoft社の「Microsoft Teams」を利用している企業も多いだろう。このTeamsをインストールしたパソコンやタブレット端末、スマートフォンを使い、固定電話番号での発着信が可能なクラウド電話サービスもある。インターネット環境があれば、勤務場所に制約されることなく電話を受けることができ、他の従業員の電話取り次ぎの負担軽減が可能だ。利用する端末にアプリケーションをインストールすればよく、工事不要で利用できる利点もある。ビジネスフォンや各種電話サービスの利用を含め、従業員の柔軟な働き方に対応しつつ、社内・取引先との円滑なコミュニケーションを実現する電話のあり方はどうあるべきか。従業員や通信の専門家の意見を聞きながら、最適な電話システムを選びたい。

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