IT時事ネタキーワード「これが気になる！」（第63回）脱・ハンコ。自由な働き方各省庁も新しい動き

　以前、ハンコというものは、実は法律的には効力がないと聞いたことがある。実印や銀行印は別として、日常的に使う書類から契約書まで、押印はただの習慣と化している感は否めない。ただ、一方で押印のない書類は、見た目も頼りなく違和感はある。テレワークにおいて押印は、かなり“難関”なのは間違いない。

　そのあたりはエクセル書類に電子ハンコが押せる「Excel電子印鑑」やワードなどに押せる「クリップスタンプ」などのフリーソフトがなかなか使える。画像ベースではあるが文字に重ねて押せて見栄えも上々。実際、筆者もこうした方法で「青木」のハンコを作って多くの書類に活用し、同時にやはりハンコが習慣なのを実感した。

　2020年6月19日、総務省から「押印についてのQ&A」が出されているので、参考にするとよい。これによれば「特段の定めがある場合を除き、契約に当たり、押印をしなくても、契約の効力に影響は生じない」とある。認め印の場合は「立証が困難」と述べ、代わりの措置として、本人確認情報の記録・保存、文書や契約上の成立過程（メールやSNSなどのやりとり）の保存などで立証手段を確保する方法や、電子署名や電子認証サービスの活用を推奨している。

自由な働き方の新しい時代を展望

　ハンコに関しては、筆者のようにフリーソフトや画像での代用で処理する方法もあるが、それだとなりすましが可能となるので、会社で表立って認めないケースが多い。やはりその人が確かに閲覧した・認めたという証明を得られるものが理屈には合うし効率もよい。総務省の記述にもある、電子署名や電子認証サービスの導入がオススメだ。例えばシヤチハタの「パソコン決裁Cloud」、ワンビシアーカイブズの電子契約サービス「WAN-Sign」、大興電子通信の「デジタル購買管理」などがある。

　テレワーク全般に関しては、総務省の「テレワーク総合情報サイト」にあるガイドラインや各種ガイドブックを参考に、今後の方向を探るとよいだろう。

　総務省のガイドラインにもあるが、テレワークには在宅勤務以外に、メインのオフィスではなく郊外の住宅地に近接した地域の小規模オフィスなどで業務に従事する「サテライトオフィス勤務」、ノートパソコン、スマホなどを活用して臨機応変に選択した場所で業務に従事する「モバイルワーク」が含まれる。街中のコワーキングスペースや、駅や街角にコイン1つですぐに使える小型のシェアオフィス、リゾートホテルや温泉などのレジャー施設にもコワーキングコーナーが拡充されれば、さらに自由な働き方が実現すると思う。

　今はまだコロナ禍で自由に動けない状態が続くが、こうした事態が収まってもテレワークは続く。未来のために自身でもノウハウを培っていく意識を持ちたい。