IT時事ネタキーワード「これが気になる！」（第85回）22年1月スタート「電子帳簿保存法」アメとムチ

　電子帳簿保存法上、電磁的記録による保存は、大きく3種類に区分される。1つ目は「電子帳簿等保存」、2つ目は紙で受領・作成した書類を画像データで保存する「スキャナー保存」、3つ目は電子的に授受した取引情報をデータで保存する「電子取引の保存」だ。

【電子帳簿保存法上の区分】 [caption id="attachment_42567" align="aligncenter" width="600"] 「電子帳簿保存法が改正されました」（国税庁）を基に作成[/caption]

　今まではデータでやり取りした取引を印刷して紙と一緒に管理する流れが多かったと述べたが、今後は紙での取引をスキャナーで電子化、電子帳簿・電子取引と共に一元管理する流れとなる。

　さらにスキャンデータは基本的に画像なので、管理にはファイル名やタグ付けなどの工夫が必要となる。効率化にはOCR（Optical Character Reader。画像データのテキスト部分を認識し、文字データに変換する光学文字認識機能）による画像内の文字のデジタル化がお勧めだ。従来のOCRは認識率が低く修正の手間がかかる。最近注目のAI技術で文字認識率を向上させたサービスの導入なども検討するとよいだろう。

　スキャンデータも規定を守りタイムスタンプを付与する必要がある。これもやはり、訂正や削除の事実や内容、入力期間内の保存が確認できれば、タイムスタンプが不要となる。なお、スキャンで保存された国税関係書類に関して隠蔽や仮装された事実があった場合には、その事実で生じた申告漏れに課される重加算税が10％加重される。

　電子帳簿保存に関しても、タイムスタンプや検索条件の緩和の恩恵は、削除・修正、データ保存の履歴を残せる場合に受けられる。なお、一定の国税関係帳簿について優良な電子帳簿の要件（日付または金額の範囲指定での検索、複数の組み合わせでの検索を可能にしている場合）を満たす場合は、所得税の申告特別控除や申告漏れに課される過少申告加算税の5％軽減措置が受けられる優遇措置も始まる。

　3つ目の「電子取引」は主に電子メールで授受する、ネットからダウンロードするなどした取引のこと。何が電子取引に相当するか、何をどう保存するかについてはQ&Aを参考に。なお、年間の売上高が1000万円以下の小規模事業者で、税務職員によるデータのダウンロードの求めに応じられる場合に、検索要件の全てが不要という優遇措置も取られている。

　なお、電子取引の保存には「真実性」と「可視性」が求められる。真実性とは、タイムスタンプの付与または、履歴が残る、訂正・削除が行えないシステムによる、不正が行われていないことの証明だ。可視性は、データの保存場所にコンピューター、ディスプレー、プリンターなどを設置し、マニュアルを備えすみやかに画面や書類に出力でき、検索機能で見たいデータを探せる状態をさす。

オフィス業務の効率化やコスト削減も。対応ソリューションを導入

　今までの紙中心の仕組みから、すべてを電子で行う方法への移行は、至難の業にも思えてくる。ただし電子化は、コストの削減、紛失リスクの防止、働き方改革の推進といった観点でこれを機に取り組みたい。

　明確で真実性・可視性の高い管理は効率化につながる。導入は大変でもメリットは大きい。電子機器やソフトウエア、システムの導入は、自前で完結させるのにこだわらず専門家のノウハウを活用したい。約2カ月とタイムリミットも迫る。対応ソリューションに頼るのが手っ取り早い。覚えるのが大変な場合は、作業そのものを自動化するRPA導入などもありかもしれない。

　「電子帳簿法施行に向けた意識調査」（2021年10月ペーパーロジック調べ）によれば、2022年1月施行の電子帳簿保存法の改正を知らないという回答が4割を占めた。さらに、知っていると回答しても、「詳細を知っているか」の問いには「知らない」と3割が回答した。多くの企業が来年1月から慌てるのは想像に難くない。1日でも早く対策を行うことをお勧めする。