強い会社の着眼点（第7回）あり？なし？ペーパーレス

　ペーパーレス化の第一歩は紙のムダを減らすこと。報告書や資料、稟議（りんぎ）書、議事録、見積書、発注書、契約書、マニュアルなど、オフィス内にはさまざまな紙の文書がある。こうした文書の多くは、文書ソフトや表計算ソフトを使って電子データとして作成し、プリンターで印刷される。その後、ファイルに保存されるか、保存するまでもない文書は廃棄される。

　こうしたプリントアウトがすべてムダとはいえない。だが、可能な限り電子化したままで閲覧、保存するように業務を見直せば紙の使用量は減る。それだけでなくプリントアウトの時間が節約でき、かつ保管スペースも削減できる。こうした電子文書をファイルサーバーに保管・蓄積して共有化すれば、ネットワークを介していつでも、どこでも業務に必要な文書をパソコンやスマホなどで検索、閲覧できるようになる。業務の効率化と社員の働き方改革にもつながる。

　プリントアウトをしないで済ませたい文書の代表が会議の資料だ。タブレットやノートパソコンを利用して、ファイルサーバーに保管された会議資料を閲覧する仕組みにすれば、印刷や配布の手間も不要になる。さらに情報管理にも効果がある。セキュリティも向上する。会議のペーパーレス化は内容が明確で、取り組みやすい方策の1つといえる。

　クラウドの活用で情報共有が手軽になり、タブレットやスマートフォンといった情報端末が急速に普及している現在こそ、ペーパーレス化推進のかつてないチャンスだ。

OA用紙は分別再生ではなく社内の再利用も

　もちろん、業種によってはプリントアウトした紙による確認作業が不可欠という業務も残る。こうした業務に関する紙のムダを減らすには、両面印刷や裏紙利用、1枚の用紙に複数の原稿を印刷するNin1といった方法がある。多くの企業がすでに取り組んでいるはずだ。それをさらに進めるなら、プリントアウトやコピーなどを行ったOA用紙を分別再生する前に、オフィス内で再利用する仕組みを導入する手もある。

　このニーズに手軽に対応できる複合機が登場している。書いた文字をこすると、温度変化で文字が消えるボールペンを使ったことがある人も多いだろう。この技術を応用したトナーを用いて、プリントアウトやコピー、FAX受信を行う。

　プリントアウトやコピーした用紙に、専用装置で熱を加えることで消色できる。完全に消えるわけではないが、1枚のOA用紙を5回程度は再利用できる。大量のOA用紙を使い、毎日廃棄しているような業務がある場合には非常に効果的だ。