強い会社の着眼点（第14回）文書管理のココが困った。どこから手を付けるべきか

　サービスの価格も下がってきている。さらに特に以前とは大きく変わってきているのが、OCRの精度だ。「AI-OCR」というAIによって文字認識レベルを引き上げたOCRが今や常識になりつつある。しかもクラウドサービスとして提供されているために導入がしやすく、多言語に対応したものもある。

　AI-OCRでは多くの学習データを必要とするAIの強みを発揮しやすい。多くの人がサービスを利用することで自然と大量の学習データが集まり、それを処理することでAIが進化して読み取り精度が向上するという好循環がもたらされる。

　サービスによって得意不得意の分野が分かれることもあるが、多くのAI-OCRサービスがあるので自社の状況にあったものを選ぶことが可能だ。また、紙文書をスキャニングしてデジタル化し、それをAI-OCRでデータ化することでさまざまなメリットが享受できる。

　例えば、紙の書類がなくなることで、紙文書の保管庫は不要になる。これは目に見えるコストダウンにつながる。テレワーク・リモートワークを取り入れたハイブリッドワークとも相まって、スペースに余裕が生まれたことをきっかけに、オフィスの機能自体を見直してみるのもよいだろう。また、ペーパーレス化が進めば、プリンター類も最適化できる。設置台数を減らしたり、プリントアウトに制限をかけたりすることでソフトランディングを図る企業は多い。

　そして、何よりも大きなメリットはデジタルデータ化することで、あらゆるシステムに利用できるようになることだ。これまで悩みの種となっていた紙書類がデジタルデータになることで、業務フロー全体を大幅に改善できる可能性が高まる。例えば、RPAによってシステムへの入力を自動化するといったものも考えられる。FAXで受け付けた注文をAI-OCRでデータ化し、RPAによって販売システムに入力すれば、一連の業務全体を自動化でき、正確性も高まるだろう。強い会社はこうした好循環を作り出している。