働き方再考（第7回）働き方改革はパソコンのログ取得から

　では、デスクワークを「見える化」するにはどうすればよいのだろうか。具体例を挙げてみよう。

■社員へのヒアリング、アンケート
　各自の作業内容を調査して、業務の「量」と「質」を把握
■勤務表のチェック
　グループウェアなどで勤務表を管理して業務にかかった時間を確認
■パソコン操作のログ取得
　パソコンを使った作業のログを分析

　このうち、ヒアリングやアンケートはすでに多くの企業で行われているが、残念ながら「見える化」に結び付かないケースも多い。ヒアリングを行っても、自分の仕事のやり方を客観的に把握できる社員は少ないからだ。担当業務が多いように見せるため、水増しして申告する社員もいるかもしれない。元データに信頼性がない状態では、ヒアリング内容を数値化しても正しい分析はできない。これでは改革の道筋は遠い。

　勤務表のチェックはどうだろうか。グループウェアに仕事内容と時間を記載するルールを設け、各社員の仕事時間を計算する。何に時間がかかっているのか、傾向はつかめるだろう。ただし、勤務表に記載された時間、本当にその仕事をしていたかは分からない。途中で別の打ち合わせが入ったかもしれないし、ネットサーフィンをしていたかもしれない。そこで、最近注目を集めているのがパソコン操作のログ取得である。

ログ分析で社員の働き方が見えてくる

　現在のビジネスシーンでは、勤務時間のほとんどをパソコン作業に当てている社員も多い。操作ログは「いつ」「誰が」「どのくらいの時間」「どんな操作をしたか」の詳細を逐次記録している。これまで企業は、主にセキュリティ（不正アクセス、情報漏えい対策）の観点から操作ログを活用してきた。そのデータを、デスクワークの「見える化」にも役立てようというものだ。

　パソコン操作のログを分析してみると、ヒアリングや勤務表では分からなかった「仕事の姿」が見えてくる。仕事の進め方（ワークフロー）自体の問題点が、明らかになるケースもある。

　例えば、ある部署の社員が何回も同じファイルを開いて繰り返し作業をしているのが確認された場合、他部署から何度もフィードバックを受けているのかもしれない。それが必要な修正なのか無駄なやり取りなのか、作業を見える化した上でヒアリングすれば状況が分かる。五月雨式に修正を求めるような無駄なやり取りであれば、確認フローを改善すればよい。

　ほかにも、業務中に印刷が頻繁に行われているような際は、ペーパーレス化を進めれば業務改善につながる。特定の社員だけに負荷が集中している状況や、出張前後の申請作業に時間を取られている実情など、漠然としていた社員たちの「働きざま」が見えてくるのだ。

　「残業するな」「効率を上げよ」といった掛け声だけで、改革は進まない。まずは業務を「見える化」し、改善ポイントをしっかり把握するのが働き方改革の第一歩になる。