働き方再考（第19回）社員一人ひとりが働きやすい環境づくり。そのポイント

　テレワークから出社勤務やハイブリッドワークに移行した企業の中には、フリーアドレスのワークスペースだけでなく、会議室が足りないという声も聞かれる。かつては取引先に出向いて商談していたが、コロナ禍を経て取引先がテレワークやハイブリッドワークを継続する場合、社内の各部署、各プロジェクトではWeb会議で商談や打ち合わせをする機会が増え、会議室不足が顕在化しているのだ。

　会議室はスペースを確保すれば問題を解決できる。その一方、出社してWeb会議など通信容量の大きなアプリケーションを利用する社員が増えるとオフィスの通信環境にも影響を与える。

　オフィスで利用するWi-Fiは、規格によって通信速度や同時接続数に制限がある。Wi-Fi6であれば1台の無線アクセスポイント（AP）あたりの通信速度が9.6Gbps、同時接続端末台数が100台近くといった性能を備えるタイプもある。コロナ禍以前はWi-FiでWeb会議のようなアプリケーションを利用することはあまり想定しておらず、通信速度や同時接続数などを意識せずにWi-Fiを選択・導入する企業も少なくなかったはずだ。

　Wi-Fi6の無線APが製品化され、パソコンやスマホ、タブレットなどの対応端末が市場に投入され始めたのは数年前のことだ。Web会議のみならず、動画などの大容量アプリケーションの利用も増えている。社員がWi-Fiにつながりにくいといったストレスを感じることなく快適に仕事をするためにも、Wi-Fi環境の見直しを検討したい。

連絡や作業を効率化するツールを活用

　社員一人ひとりの多様な働き方を進めるためには、テレワーク、ハイブリッドワーク、社外の営業先など働く場所を意識することなく簡単に情報を交換・共有できるコミュニケーション環境の整備も欠かせない。

　社内連絡にメールを使っている会社もあるが、メールの場合、本題だけでは失礼になるとの考え方も根強く、本文の前にあいさつ文を書くなど手間がかかることもある。ちょっとした部署内の連絡であればビジネスチャットが便利だ。「了解です」といった短文やスタンプでも意志を伝えられる。そして、誰が既読しているのかが分かり、既読してない人は再度連絡するなど、連絡事項の徹底にもつなげられる。

　また、社内文書や顧客への提案書などの共有、保管場所として社内にファイルサーバーを設置している企業も多いだろう。テレワークや外出先からファイルサーバーにアクセスするにはVPN通信を利用するのが一般的だ。VPNに接続する手間や、多くの社員がVPNを使っているとファイルサーバーにつながりにくいこともある。

　そこで、事業者が提供するクラウドストレージサービスを検討したい。インターネット接続環境があれば、どこからでもアクセス権限に応じて情報の共有や更新ができ、社員の生産性の向上が可能だ。さらに働き方の改革を進めるには、人手に依存している作業をITでいかに効率化するかが重要になる。例えば取引先から郵送やFAXで送られてくる注文書や請求書をパソコンに手入力しているケースもあるだろう。その作業をITで代替することが可能だ。

　注文書などの書類をスキャナーで読み取り、PDFファイルをOCR（光学式文字認識）で電子データ化して帳票を作成することにより、入力業務を効率化できる。また、請求処理などの定型業務をロボットで自動化するRPAもある。人手による入力ミスの防止にも役立つなど、社員の業務負荷やストレスを減らし、快適な職場環境づくりと多様な働き方を支援している。