視点を変えて可能性を広げるITの新活用術（第3回）業務で手書きは、なくならない

　紙の書類をデータ化するときに、人海戦術に頼らない方法としては、OCR（光学的文字認識）の知名度が高い。マークシート方式なら高い精度で読み取れるし、活字や丁寧な手書き文字ならば一定の認識率を得られる。しかし、業務で取り扱う書類の多くは、不特定多数の人が書いた、多種多様のクセのある文字で埋め尽くされている。

　ところが、近年の人工知能（AI）の発達は、OCRの性能を飛躍的に高めることに成功した。特に、千差万別である手書き文字の読み取りに大きな力になり、正しく読み取れる確率がぐんと向上した。

　以前であれば、OCRを導入してもなお、チェックのための人手の目視作業が付帯した。しかし、最新のAI OCRならば認識率の高さに加え、認識した文字と読み取った画像の該当部分を照らし合わせて、チェック作業も簡略化できる。紙の書類、それも手書き文字の読み取りという業務から従業員を解放し、労働負荷の軽減、ミスの軽減、より付加価値の高い業務への転換が進む。

　とはいえ、こうしたパソコン業務は、経営側にとって不透明な領域になりがちだ。パソコン業務の“中身”は、把握しにくいからだ。パソコン業務のうち、どれだけが”繰り返し作業”に割かれているか分からなければ、業務効率化から取り残される。だが、パソコンに専用ソフトを入れると、操作ログをAIが自動的に分析するサービスがある。こうしたツールでパソコン作業を可視化すると、入力作業を繰り返す業務の多さをあぶり出せる。その実態が手書き文字の打ち込みならば、OCRで打ち込み業務を自動化するストーリーが描ける。

RPA活用とOCRをセットでトータルな業務自動化を推進

　ここで、もう少し業務効率化に対し視野を広げてみたい。AI OCRで紙の書類の文字読み取りが自動化し、テキストデータ化したファイルが出来上がった。次に業務システムに入力するのが業務のフローだとしよう。

　そこで注目したいのが、こちらも話題となっているRPAだ。RPAはロボティクスプロセスオートメーションの単語の頭文字からつくった略語で、パソコンで行う作業や操作を自動化してくれるもの。ソフトウエアロボットともいわれる。

　AI OCRで紙の書類の文字をテキストデータ化したら、次にRPAで自動的にシステムにデータ入力、登録をするようにシナリオを作れば、人手が必要になる工程は激減する。夢のような業務の自動システムが、中小企業でも利用可能なコストや手間で出来上がる。

　RPAも“弱いAI”だ。AIという最新用語が出てくると、大企業だけのものと想起しがちだ。しかしAIは、中小企業にも数多くある「紙の書類から情報を業務システムに投入する」業務を高いレベルで自動化する。人手不足が課題となり、働き方改革の対応を求められる今、AIを核とした業務の自動化推進を検討してはいかがだろうか。

AIを使った作業自動化の一例

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