ビジネスシーンで役立つ極意（第2回）社内を劇変させるコクヨの会議ファシリテーション術

　数ある研修の中でも、人気が高く、すぐに実践に生かせると評判が高いのは「会議ファシリテーションスキル」だ。ロジカルシンキングやプレゼンテーションなどのスキルが自分の力を高めるものであるのに対して、ファシリテーションスキルは、他人つまり会議の参加者の力を引き出していくスキルだ。つまりファシリテーションの力を身に付けることでチームのパフォーマンスは劇的に高まるのである。

　会議ファシリテーション研修は1日研修が基本だが、半日や2日間など要望に応じて変更も可能だ。参加者に自社の会議の問題点を書いてもらうところからスタートする。よく出るのは「時間通り始まらない」「アイデアが出ない」「物事が決まらない」「時間通りに終わらない」「ギスギスした感じになる」など。こうした問題点は、そのまま企業風土や文化といった個性なので、解決策が見えやすいという。下地氏は、問題点の傾向を見て研修内容を組み立てるという。

　下地氏の経験では、受講者もしくは受講企業のほとんどが「会議の目的が曖昧」という課題に頭を悩ませているそうだ。

　「そもそも会議の目的は2つに分けられます。1つは、ディスカッションやアイデア出しが目的の“創造会議”。もう1つが情報共有や報告が目的の“定型会議”です。この2つは、実は野球とサッカーくらいルールが異なるものなのです。正直にいうと両方を同じ“会議”という言葉で呼ばないほうがいいくらいです」（下地氏）

　会議の進行役であるファシリテーターがまず心しておくのは、どちらのタイプの会議かを忘れないことだ。例えば定型会議で、急に相談を投げてくる人がいる。その相談をみんなで考えてしまうと、その後の報告事項は終わらなくなる。つまり気が付けば創造会議になっていたとうわけだ。解決法として下地氏は「相談が急を要し、重要ならば『では、予定を変更してこの場で考えましょう。残りの報告はメールで』と進行することもあるでしょうし、『その相談は、会議後に○○さんと残って一緒に考えましょう』と切り返すことで、会議の目的をコントロールすべきです。つまり、ファシリテーターの役割は、その会議を有意性のあるものにすることなのです」と解説する。その上で、場の空気全体を読みながら、全員から意見を吸い上げ、うまく質問を引き出すことが大切だとも付け加える。

　下地氏は、ダメな会議の原因は「会議の目的が曖昧」のほかに、次の3つに集約されると話す。

（1）■アイデア、意見が出ない。

（2）■時間通りに、結論が出ない。

（3）■会議の空気（雰囲気）が重苦しい。

　これに対し、会議を成功させるポイントとは、ファシリテーターが「アイデア」「時間」「チームワーク（雰囲気）」のマネジメントを行うことだという。

（1）■組み合わせを引き出すような質問をする。アイデアが出るたびに評価しない。

（2）■会議の中盤で「結論の決め方」を相談する。

（3）■重苦しい雰囲気をつくっている偉い人を「笑顔」「傾聴」「褒める」で懐柔する。

　1について例文を挙げるなら、「何か、他の業界でヒントになることはないかな？」「何か、ムダになっていることはないかな？」「何か、全く方向性を変えられることはないかな？」といった、答えやすそうな問いかけをすること。また、アイデア出しとアイデアを精査する時間を分けるのが、ファシリテーターに欠かせないスキルだという。

　2の決め方については、「多数決」「決裁者の判断」「合意するまで議論」で掛かる時間が変わる。どうやって決めるかを場に問いかけることが大切。

　3の会議の雰囲気改善については、飲み会の雰囲気を盛り上げるのと似ている。つまらなさそうにしている人にも意見を求め、うなずき、相づちを打って空気を明るくしていくわけだ。

今すぐ使えて、生産性が3倍アップする会議術

[caption id="attachment_13132" align="alignright" width="170"] 『コクヨの3ステップ会議術』（中経出版）は下地氏の著作。前述のように、現場ですぐ使えるヒントが満載だ。同シリーズは、他にもプレゼンテーションやロジカルシンキングなどがある[/caption]

　最後に、下地氏がオススメする、すぐに使える会議ファシリテーション術を紹介する。

●ファシリテーターを決める
　会議の進行役ができる人はリーダーシップを発揮できる人。自ら買って出て、挑戦することは自己成長にもつながる。もし、挙手するのがためらわれるならば、板書役に回ったフリをして、会議を仕切ってしまう方法がオススメ。

●腕時計は机の上に置く
　机の上に腕時計を置けば、さりげなく時間の進み具合を確認できる。手首にはめたまま誰かの発言中にチラ見すると「急げ」のサインと捉えられてしまうので要注意。スマホでの時間確認もメールを気にするそぶりになる。なるべくノイズを発しないように気を付ける。

●アイデア出しに大切なのは「笑顔」と「相づち」
　発言しても周りが無反応というのはよくある話だが、会議の雰囲気をつくりたいなら、ファシリテーターが「意見を言ってくれてありがとう」というメッセージを発すること。アイデアや意見に対して、まずは「なるほどね」「面白いね」と笑顔でうなずくことで、意見の出方は大きく変わる。

●板書と議事録をどうするかを決める
　ファシリテーターが、会議の板書や議事録の要/不要をきちんと決める。「パソコンで議事を取りモニターに映すのでホワイトボードの板書は不要」「ホワイトボードに発言を書き、後で撮影して共有するから議事録は不要」など。全員が会議に集中できるよう、事前に決めておくと効果的。

●人数がそろわなくても時間通りに始める
　会議は「定刻になりました。まだ2人来ていませんが、始めていいですか？」と断りを入れ、定刻通りスタートする。時間通りに集まってもらうのには、自分が時間通りに始める人間だと知ってもらうのが最も効率が良い。もちろん呼ばれた会議でも同じで、定刻前に必ず着席しておこう。