急務！法対応（第10回）働き方改革関連法施行、中小企業が今やること

　ところが、タイムカードの不正打刻や労働時間の虚偽記載などの違法行為が後を絶たなかった。そこで厚生労働省は、2017年1月、「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」を策定したのだ。

　ガイドラインは労働時間を、「使用者の明示的、黙示的な指示により労働者が業務を行う時間であり、労働契約や就業規則などの定めによって決められるものではなく、労働者の行為が使用者から義務付けられたものと言えるか否か等によって判断されるものである」と、定義している。それによれば、着替えなど使用者の指示による業務に必要な準備行為の時間や、労働から離れられない状態での待機時間、業務上義務付けられる研修や教育訓練の受講時間なども労働時間に該当する。

　それではガイドラインを基に、労働時間の適正な把握に使用者が講ずべき措置を、具体的に確認しておこう。

1）始業・終業時刻の確認・記録
使用者は、1日に何時間働いたかを把握するだけでは足りず、労働日ごとの始業時刻と終業時刻を確認、記録し、これを基に何時間働いたかを把握する必要がある。

2）始業・終業時刻の確認及び記録の原則的な方法
　使用者が始業、終業時刻を確認、記録する原則的な方法は、次によるものとされている。
（ア）使用者が、自ら現認することにより確認し、適正に記録する。
（イ）タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録する。

3）始業・終業時刻をやむを得ず自己申告制で把握する場合
（ア）自己申告に対象となる労働者に対して、労働時間の実態を正しく記録し、適正に自己申告を行うことなどについて十分な説明を行うこと。
（イ）実際に労働時間を管理する者に、自己申告制の適正な運用を含め、講ずべき措置について十分な説明を行うこと。
（ウ）自己申告により把握した労働時間が実際の労働時間と合致しているかどうか、必要に応じて実態調査を行い、所要の労働時間の補正をすること。
（エ）自己申告した労働時間を超えて事業場内にいる時間について、その理由等を労働者に報告させる場合は、その報告が適正なものかどうか確認すること。
（オ）使用者は、労働者が自己申告できる時間外労働の時間数に上限を設け、上限を超える申告を認めない等、労働者による労働時間の適正な申告を阻害する措置を講じないこと。

　重要なのは、2）の始業・終業時刻の確認および記録の方法だ。「使用者が、自ら現認することにより確認し、適正に記録すること」は、組織の大きさや事業所の規模、配置、勤務形態によっては難しい。そうした場合、「タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること」を選択する。客観的に管理・把握するのが難しい場合は、従来行われてきた出勤時の押印など自己申告による方法も可能だ。しかし、十分な説明や必要に応じた実態調査の実施などが必要になる。

　以上のようにガイドラインを守り、労働時間を適正に把握するには、かなり手間がかかると容易に想像がつく。それを軽減するために検討したいのがITの活用だ。最近は、スマートフォンや社員証を活用した勤怠管理システムなどが存在する。

　働き方関連法では、こうしたシステムの導入を義務付けてはいない。だが、有効に活用できれば、労働者はもちろん、人事部の負荷も軽減する。働き方改革推進のために、人事や総務の残業が増加しては意味がない。

　休暇や時間外労働だけでなく、4月1日からは「産業医・産業保健機能の強化」も求められている。事業者は、労働者からの健康相談に応じ、適切に対応するために必要な体制の整備、その他の必要な措置を講ずるように努めなければならなくなった。罰則はないが、指導勧告を破って摘発された場合、社名の公表などはあり得るので注意したい。