重要情報の扱いを考え直す（第7回）中小企業デジタル化にハードル。データ受け渡し

　昨今では、請求書をPDFファイルで送るように要求する企業も増えてきた。商談がオンライン化すると、プレゼンテーション資料はデータで送付する。現況確認などの画像や動画データもデジタルデータでやり取りするケースが多い。

　請求書のPDFファイルならばデータ量はそれほど大きくないので、メール添付でも送れる。それでも、メール添付では誤送信などのセキュリティリスクがある。大容量のデジタルデータとなるとメール添付では容量オーバーで送信できない場合もある。以前なら大容量データをUSBメモリーに記録して持参したり送付したりしていた。しかし、USBメモリーからマルウエアなどの悪意あるソフトが社内システムに感染するリスクが高まり、現実的な方法ではなくなってしまった。

　大容量のデジタルデータを高セキュリティに企業間や拠点間などで受け渡すには、ファイル転送サービスを使う方法もある。しかし、無料サービスではセキュリティへの不安が残る上、取引先のセキュリティポリシーによっては利用できないケースもある。

企業向けクラウドストレージならセキュリティ面も安心

　手軽に高セキュリティで、大容量のデジタルデータを受け渡しできる環境を整えたいとき、チェックしたいのが企業向けのクラウドストレージだ。簡単な操作でデジタルデータをクラウド上のストレージに保管できる上、社内外の相手とのデータ共有も可能だ。

　クラウドストレージ上のデータを暗号化できたり、閲覧や編集を権限が与えられたユーザーだけに限定できたりすれば、セキュリティ面の心配は少ない。メール添付に比べると、はるかに大容量のデータでも受け渡しできる。

　中小企業のデジタル化の第一歩として、データをデジタル化したら、次はそのデータを受け渡す方法を検討しよう。その際、「手元にあるデータを送る」という発想から離れて、「クラウドストレージに保管したデータを共有する」という考えにシフトすると、デジタル化のハードルを下げられるだろう。