時短エクセル（第1回）大きな表はショートカットキーを駆使して時短

　連日のミーティング、3日続けての動作検証など、同じ内容を入力することは多い。そんなとき、そのたびに手入力するのはもちろんナンセンスだ。「Ctrl」キーを押しながらドラッグしてコピーする手もあるが、セルの端をつかむのに案外神経を使ったりする。「Ctrl」＋「C」→「Ctrl」＋「V」もあるが、2段階の操作が必要になる。

　そんなときは「Ctrl」＋「D」のショートカットキーが超絶便利だ。上のセルと同じ内容をコピーしてくれるのだ。左の小指で「Ctrl」キーを、左の人さし指で「D」キーを押すと非常に押しやすく、快適だ。装飾を施したり太字にしたりしている場合は、もちろんそれらの書式も反映される。

[caption id="attachment_19094" align="aligncenter" width="650"] 「Ctrl」＋「D」キーで上のセルをコピーできる[/caption]

同じ列のデータをリスト表示する「Alt」＋「↓」も便利

　同じ列で以前入力したデータをまた使いたいという場合は、「Alt」＋「↓」が便利だ。キーを押すと、その列で使用したデータがリストで表示されるので、そこから選ぶだけでよい。「↓」で入力したいデータを選択し、「Enter」キーを押せば入力できる。マウスに手を動かすことなくキーボードだけで処理できるので、効率がよい。

　このワザは、記入する内容が比較的少ないときに威力を発揮する。数が多いと、リストから探すより入力したほうが早い場合もあるので、状況に応じて使い分けるのが通だ。

[caption id="attachment_19095" align="aligncenter" width="361"] その列に入力した文字列が一覧表示されるので、ここから選べばよい[/caption]

文字入力後、そのセルにとどまるには「Ctrl」＋「Enter」

　この仕事管理表では、どのようなタスクがあったかを簡単に記載し、タスクがあったところは、プロジェクトごとに色を分けて背景色を設定している。プロジェクトごとに別の色を付けることで、視覚的により分かりやすくなるからだ。文字入力したあと、すぐにそのセルに色を付けるなど装飾を施したい場合は、「Enter」キーや「Tab」キーではなく、「Ctrl」＋「Enter」キーを押そう。するとアクティブセルがそのセルにとどまり、すぐに装飾が可能だ。

　このように、大きな表でのカーソル移動や文字入力、装飾といった作業は、ショートカットキーを使うことによって時短できる。時短できたその時間は、企画立案やデータ分析といったクリエーティブな仕事に使えるようにしたい。

※第2回は2月5日（月）公開