時短エクセル（第7回）年齢や勤続年数を自動更新にするExcel技

 

　F3セルを選択した状態で、右下の■（フィルハンドル）を下方向にドラッグすると、それぞれの社員の年齢が表示される。

[caption id="attachment_22514" align="aligncenter" width="620"] これで社員名簿にある全社員の年齢が表示された[/caption]

　次回、このファイルを開いた場合は、現在の日付が自動的に更新される。そして誕生日が過ぎた人は年齢が1歳増えることになる。

さまざまな用途に応用できる

　期間を調べるDATEDIF関数はさまざまな用途に応用できる。

例えば、
（1）入社日から勤続年数を確認する
（2）プロジェクトの公開まであと何カ月と何日かを表示し、作業の進捗を管理する
（3）会員の入会日から現在までの期間を確認し、半年たつと記念品を贈る
など、人事担当者による社員名簿管理だけでなく、企画部門の作業進捗管理、顧客サービスなどにも幅広く使える。

（1）については、生年月日から年齢を計算するのと同じ要領だ（サンプルファイルSheet2）。
（2）については、月数の欄と日数の欄を作り、締め切りまであと何カ月と何日かを確認できるようにした（サンプルファイルSheet3）。月数を求めるには引数を"M"とする。1カ月未満の日数を求めるには"MD"を使用する。すると、締め切りまでにあと何カ月と何日残っているかが一目で分かる。

●単位は以下のようなものがある
　"Y"　……満年数
　"M"　……満月数
　"D"　……満日数
　"MD"　……1カ月未満の日数
　"YM"　……1年未満の月数
　"YD"　……1年未満の日数

　ここで注意すべきなのは、開始日が本日の日付で、締め切りが終了日である点。生年月日から年齢を計算するのとは並びが逆になるわけだ。

[caption id="attachment_22528" align="aligncenter" width="620"] 本日の日付と締め切り日から、作業できる残り期間を自動計算[/caption]

　また、分かりやすいように数字に「カ月」や「日」という文字列を追加した。これは「セルの書式設定」の「ユーザー定義」で「G/標準"カ月"」や「G/標準"日"」と設定すればよい。

[caption id="attachment_22517" align="aligncenter" width="613"] セルの書式設定で数字に文字列を追加する[/caption]

 

[caption id="attachment_22526" align="aligncenter" width="620"] するとさらに分かりやすくなる[/caption]

　プライベートでは、家族の生年月日から年齢を自動計算する表を作っておけば、忘れがちな両親の年齢などもバッチリ管理できる。当然、奥方の年齢を間違えると大変なことになる。コッソリ表を確認して、誕生日には「○○歳の誕生日おめでとう！」と胸を張って花束を贈ろう。

※第8回は8月6日（月）公開

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