時短エクセル（第10回）Excelの複数シートを自在に操って時短

　「一部のシートだけを新規ファイルとして取り出したい」「一部のシートだけをすでにある別のファイルに組み込みたい」といったこともよくあることだ。

　一部のシートだけを新規ファイルとして取り出したい場合は、コピーしたいシートを右クリックして「移動またはコピー」をクリックする。そして「移動先ブック名」で「（新しいブック）」を選択し、「コピーを作成する」にチェックを入れて「OK」をクリックする。すると、コピー元のシートはそのまま残り、新しいファイルに1シートだけがコピーされるので、そのファイルを別名で保存すればよい。コピー元からシートを消してもよい場合は、「コピーを作成する」にチェックを入れなければ、元のシートからの移動となる。

[caption id="attachment_23590" align="aligncenter" width="522"] シートを右クリックし、「移動またはコピー」を選ぶ[/caption]

 

[caption id="attachment_23592" align="aligncenter" width="551"] 「移動先ブック名」で「（新しいブック）」を選択し、「コピーを作成する」にチェックを入れる[/caption]

 

[caption id="attachment_23593" align="aligncenter" width="568"] 新しいファイルに目的のシートがコピーされる[/caption]

　複数のシートをコピーしたい場合は、「Ctrl」キーを押しながら別のシートをクリックしていくと、それらがグループ化される。グループ化されたシートは、すべてがコピーの対象となる。範囲が続いている場合は、最初のシートをクリックし、「Shift」キーを押しながら最後のシートをクリックすれば、その範囲がグループ化される。グループ化を解除したい場合は、シートを右クリックして「シートのグループ解除」を選ぶ。

　一部のシートだけをすでにある別のファイルに組み込みたい場合は、組み込み先のファイルも開いておく。前述の要領で「シートの移動またはコピー」のダイアログボックスを開き、「移動先ブック名」で組み込み先のファイル名を指定する。そして挿入位置を指定すると、指定したシートの前に挿入される。「末尾に移動」を選ぶとシートの最後に挿入される。

[caption id="attachment_23594" align="aligncenter" width="539"] 「移動先ブック名」で組み込み先のファイル名を指定し、挿入位置を指定する[/caption]

 

[caption id="attachment_23595" align="aligncenter" width="568"] 指定したシートの前に挿入される[/caption]

　シートのコピーで注意したいのは「コピーを作成する」のチェックをオンにすること。初期値ではオフになっているので、そのままだと移動になってしまう。コピーしたい場合は、必ずこのチェックをオンにすることを忘れないようにしよう。

シートコピーはウィンドウを並べて「Ctrl」＋ドラッグが確実

　シートをコピーする際、「シートの移動またはコピー」ダイアログで「コピーを作成する」にチェックを入れ忘れ、移動になってしまった経験はないだろうか。もちろんその後、移動したシートを元にコピーすればよいわけだが、手間がかかる。

　ダイアログ中の文言も「移動先ブック名」などとなっており、「移動」を前提にした作りになっているため、「コピーを作成する」が初期値でオフになっていることが原因だ。

　「コピーを作成する」のチェックを入れ忘れることが多い人のために、別の方法を紹介しよう。

　コピー元とコピー先の2つのファイルを開き、コピー元のファイルの「表示」タブにある「整列」をクリックする。そして「ウィンドウの整列」画面で「上下に並べて表示」を選ぶ。すると、コピー元のファイルが上になり、2つのファイルが上下に並ぶ。

[caption id="attachment_23596" align="aligncenter" width="557"] コピー元のファイルで「表示」タブにある「整列」をクリック[/caption]

 

[caption id="attachment_23597" align="aligncenter" width="344"] 開く画面で「上下に並べて表示」を選ぶ[/caption]

 

[caption id="attachment_23598" align="aligncenter" width="568"] 2つのファイルが上下に並ぶ[/caption]

　そして、コピーしたいシートをドラッグしながら「Ctrl」キーを押す。挿入したい場所でドロップすると、シートがコピーされる。この方法なら2つのファイルを同時に確認できるので、もし「Ctrl」キーを押し忘れて移動になってしまっても、下のファイルに移動したシートを、「Ctrl」キーを押しながら上のファイルにドラッグすると元のファイルにコピーできる。

[caption id="attachment_23599" align="aligncenter" width="553"] 「Ctrl」キーを押しながらシートを下のファイルの挿入したい位置にドラッグ[/caption]

 

[caption id="attachment_23605" align="aligncenter" width="450"] 2つのファイルに同じシート名があることが確認でき、コピーできたことを目視できる[/caption]

　シートで右クリックするよりも、ウィンドウを並べて「Ctrl」＋ドラッグするほうが、目で確認できるのでミスを防げるだけでなく、操作の手数も少ないので時短にもなる。

※第11回は11月5日（月）公開