時短エクセル（第14回）Excelの計算方法をあえて「手動」にして時短

　ではなぜ、「手動計算」という計算方法があるのだろうか。これは、「大量のデータを頻繁に変更する」状況を想定したもの。計算するタイミングを自分で選ぶことによって、都度、再計算にかかる時間を短縮できるわけだ。

　複雑な関数式を使っている場合や、数値を頻繁に修正する場合などでは、数値を変更するたびに再計算すると処理に時間がかかってしまう。こういった場合は、「手動」設定にしておき、変更する数値の入力が終わった段階で「数式」タブの「再計算実行」をクリックするか、「F9」キーを押せばよい。こうすることで計算は1回で済み、仕事の効率がアップし、時短にもなる。

[caption id="attachment_25154" align="aligncenter" width="568"] 数値の変更が終わった時点で「再計算実行」または「F9」キーを押すと再計算される[/caption]

なぜ勝手に手動計算になったのか？

　では筆者の場合、なぜ手動計算になってしまったのか？　はっきりした原因は不明だが、複数のブックを開いたときにそういう現象になるケースがある。

　例えば、手動計算の設定になっていたAというブックを開いたとしよう。すると、その後に開いたBというブックが自動計算の設定になっていたとしても、最初に開いたブックAの設定が適用される。これはExcelの仕様だ。

　つまり自分で手動計算に切り替えなくても、人から受け取ったファイルが手動設定になっていると、その後に開いた自分のファイルも手動設定になってしまう。人から受け取ったファイルが手動設定だという想定はなかなかできないので、「あれ？なぜ再計算されないの？」という事態に陥ってしまう。

　このような仕様であるのを知っていれば、そうした事態になっても慌てることはない。落ち着いて「F9」キーを押せばよいし、自動で再計算させたいなら、設定を「自動」に変更すればよい。

　なお、手動設定になっている場合は、画面左下に「再計算」と表示されるので、この文字が表示されれば「手動計算」の設定になっていると判断できる。

[caption id="attachment_25155" align="aligncenter" width="568"] 画面左下に表示される「再計算」の文字[/caption] [caption id="attachment_25156" align="aligncenter" width="568"] マウスオーバーすると、自動計算されない設定になっている旨のメッセージが表示される[/caption]

　計算式の複雑さや数値の変更の頻度に合わせて「自動計算」と「手動設定」を使い分ける、これが作業効率をアップさせる秘訣だ。

※第15回は2019年3月4日（月）公開

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