ビジネスWi-Fiで会社改造(第44回)
ビジネスWi-Fiで“学び”が進化する
公開日:2021.05.10
今回は「Excelの表をいかに効率的に作るか」を、テンプレートありきで説明しよう。とにかく自動化できる作業を自動化すれば時短になる。関数の利用に多少苦労したとしても、そのテンプレートを次回以降も使い回すなら、次回以降は手入力も関数設定もせず使えるため、圧倒的に効率が上がる。
今回は、チームのリーグ戦対戦表を作成しながら、いろいろな機能を紹介していこう。内容はスポーツチームの対戦表だが、ここで使う機能は仕事に直結するため、すべて覚えていただきたい。関数も「SUM」「SUMIF」「IF」「COUNTIF」など、仕事でも使用頻度の高いベーシックなものに絞り、「前編」「後編」として2週にわたって紹介する。
※当記事では練習用のサンプルファイルがダウンロードできます(ページ下部)
完成した表。これをどれだけ効率的に作れるかを紹介する
サンプルは手入力部分を最低限にしたつもりだが、どうしても手入力は発生する。また、日付の書式設定が希望の書式と違っているので、これも修正しておく。「SL」はスキルレベルの略で、各人の技能レベルに応じて事務局が数字を設定する。いい成績だとこれがアップしていく。
手入力部分。タイトルは文字サイズを大きくして太字にする。名前など強調したい部分も太字にしておこう
日付の書式を変更
C3~J3までをドラッグして範囲指定し、「Ctrl」+「1」キーで書式設定画面を開き、「日付」の種類から「3/27」を選ぶ。
連続データは非常に便利な機能で、これを利用しない手はない。「試合週」は第1週、第2週…という意味なので単純な連続データ、日付は「毎週土曜日」なので、少し工夫が必要だ。
「Ctrl」キーを押した状態でC2の右下をJ2までドラッグする
数字のみの場合はドラッグしてもコピーになってしまうので、「Ctrl」キーを押しながらドラッグする必要がある。ここが「第1週」などとなっていた場合は「Ctrl」キーを押さなくても連続データになる。この違いをしっかり把握しておこう。
2週目の日付を入力し、2週分をドラッグして選択。その状態でJ3までドラッグ
次に、規則性のある連続データを入力する場合は、規則が分かる範囲のセルをドラッグして指定し、その複数セルをそのままドラッグする。今回は毎週土曜日開催ということで7日置きの連続データを入力した。例えば奇数を入力したければ「1」と「3」を範囲指定してドラッグすればよい。
対戦相手は4週で1回転し、2回転目も同じなので、Aチーム~Dチーム(C4~F4)を選択し、J4までドラッグする。単純にコピーしてもよい。
Aチーム~Dチームも連続データとしてコピーできる
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執筆=内藤 由美
大手ソフト会社で14年勤務。その後、IT関連のライター・編集者として活動。ソフトウエアの解説本、パソコンやスマートフォンの活用記事などを執筆、編集している。
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