ITで働き方を変える（第11回）クラウドストレージで電子帳簿保存法にも柔軟に対応

　電子取引の保存要件では真実性の確保（改ざん防止）として、次のいずれかを満たす必要がある。（1）タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う、（2）取引方法の授受後、速やかにタイムスタンプを付すとともに、保存を行う者又は監督者に関する情報を確認できるようにしておく、（3）記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステム又は記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う、（4）正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規程に沿った運用を行う。

　NTT西日本の「おまかせクラウドストレージ」の場合、企業側としては事務処理規程を設定するなどを併せて行うことで、簡易にリーズナブルなコストで電子取引の保存要件に対応が可能だ。例えば、改ざんの防止という観点からは、クラウドストレージが備えているフォルダのアクセス権限設定機能が活用できる。さらに、ファイルのアップロードは可能とし、訂正・削除は不可とするなどの設定と適切な運用によって、要件の「訂正・削除ができないシステム」として利用可能となる。

　また、ファイルをアップロードした際、ファイルの保存日時・保存者情報を自動的に記録する機能により、タイムスタンプと同様の「入力時期情報」の付与が可能だ。そして、保存要件の「取引年月日」「取引金額」「取引先」などの属性情報を手動でファイルに付与でき、利便性を高めている。クラウドストレージは、いつ、どこで、誰が、何をしたのかといったすべての操作ログを記録・確認でき、データ改ざん防止に役立てることも可能だ。ログは10年間保存される。

電子取引と業務のデータをまとめて保管

　おまかせクラウドストレージで、電子帳簿保存法対応を実施するメリットの一つは、安価かつ簡単に利用を開始できる点だ。初期費用は不要で、月額利用料は最小で3850円（税込み）/5ID（「フレッツ光」等、およびプロバイダーの契約・インターネット接続サービス、プロバイダーサービスの月額利用料が必要）から始められる。

　「電子帳簿保存法への対応が手探り」という企業もあるだろう。このクラウドストレージサービスでは初期費用や解約金がかからない。まずは試しに導入し、事務処理規程を定めた上で、電子データとして受領した請求書などをアップロードするなど、小さな一歩から進めてみてはどうだろうか。

※掲載している情報は、記事執筆時点のものです。なお、電子帳簿保存法への対応の検討に際しては、電子帳簿保存法上の電子取引の保存義務について、2024年までの2年間は一定要件の下宥恕されていること、また、令和4年12月23日付け「令和5年度税制改正の大綱」にて、別途一定の緩和が行われるとされていることにご留意ください。