ビジネスを優位に導くソフトウエア・サービス（第3回）勤怠管理“あるある”に決着を

　クラウド型勤怠管理サービスは中小企業にとって多くのメリットがある。サービス例として、NTTグループの「follow Smart Touch」と「Touch On Time」、アマノの「CLOUZA」の3つについて簡単に見ていくことにしよう。

　follow Smart Touchは低価格のタブレットや既存のパソコンが打刻機になるクラウド型勤怠管理サービスだ。高額な専用機が不要なため、導入費用を大幅に抑えられるのが最大の特徴。拠点の規模や立地に合わせて増設が簡単に行えるので、始業直前の打刻の“待ち行列”を解消できる。初期設定のしやすさも大きな魅力だ。数ステップで初期設定が完了し、最短1日で使い始められる。

　さらに、外出先からもタブレットやスマートフォンで打刻できる。営業や打ち合わせで出先にいる場合でも、退社時間を記録するためにわざわざ帰社する必要がない。「タッチでパシャ機能」（※1）を備えているため、打刻時に写真が撮影され、不正打刻を防止する。「GPS打刻機能」を活用すれば、GPS機能のあるスマホで打刻位置を記録し、地図上で確認できる。社員が適正な場所で業務をしているか、打刻位置で分かる。

　また、いくつかのシフト管理ソフトと連携し、CSV形式のデータを取り込めるので、細かなシフト勤務を行う業界では重宝するだろう。利用料金は構築費用、導入サポートは無料（※2）。その月に打刻されたID数当たり200円（税別）と低廉な価格設定になっている。無料トライアル（※3）も設けている。

　2つ目のTouch On Timeはクラウド型勤怠管理サービスの先駆けだ。紙のタイムレコーダーをそのままデジタル化したような操作性に特徴がある。最も人気が高いのは、パソコンが不要で打刻端末単体で使用する「Touch On Timeレコーダー」だ。Touch On Timeレコーダーは、指紋認証とICカード認証、従業員ID＋パスワード認証の3つから打刻方法が選べる。打刻データは有線LANないし無線LANでクラウドに送信される。万一、ネットワーク障害があっても、打刻データは端末に蓄積され、復旧すると自動的にクラウドにデータを送信する。専用パソコンが用意できなかったり、紙のタイムカードと同じような操作性を求めていたりする企業に最適だ。

　インターネットにつながったパソコンに打刻端末を接続する方法もある。本人以外が打刻する不正を防ぐため、静脈認証用の端末も接続できる。金融機関など高いセキュリティが必要な企業でも使われており、飲食業、小売業、流通業など幅広い業種で利用できる。おサイフケータイやSuicaなどを打刻に利用する方式もある。

　Touch On Timeの初期費用は端末購入費用のみだ。システム初期費用、サポート費用、保守費用、バージョンアップ費用は不要で、1ユーザー月額300円（税別）で使える。30日間無料で試せるプログラムもある。

　3つ目のCLOUZAは、タイムレコーダーを長く提供してきた歴史を持つアマノのサービスだ。パソコンやタブレットからの打刻でも、操作がシンプルで分かりやすい。パソコン、タブレット、スマホ、専用端末と、利用シーンに合わせた端末を選べる。これまで紹介した2つの製品と同様、初期費用は無料だ。1人から利用できる価格設定となっているが、500人以上の利用は応相談となる。無料トライアルがあるのは他サービスと同じだ。

　クラウド型勤怠管理サービスを導入すれば、上記のようにそれほどコストをかけることなく、勤怠管理業務にかかる効率化が期待できる。ただ、勤怠管理サービスを利用するには、無線LANの構築が必要なケースもある。導入する際は中小企業の現場に詳しく、無線LANの導入にも実績を持つ事業者に相談し、パートナーに選ぶのがよいだろう。

※1 「タッチでパシャ機能」はAndroid OSのみの機能
※2 別途、インターネット環境が必要
※3 無料トライアル期間は30日間

※掲載している情報は、記事執筆時点のものです