複数の拠点を構える企業にとって、拠点間の情報交換・共有・連携を円滑かつ迅速に行うかが業務を遂行する上で重要になる。拠点間の情報のやり取りに手間がかかる、あるいは送り手と受け手の間にタイムラグが生じるようでは業務効率化を阻害するだけでなく、相互の連携不足からビジネス機会を失う恐れもある。社内・社外の情報共有、コミュニケーション環境を見直し、効率的な仕事の進め方を考える必要がある。
多様な働き方に対応するスマホの内線化
拠点間や取引先とのコミュニケーション手段として長らく固定電話やメールが使われてきた。今後もビジネスに欠かせない情報伝達手段であることは間違いないが、固定電話によるコミュニケーションは通話する相手がオフィスにいることを前提としている。
だが、テレワークやハイブリッドワーク、社外でのビジネス活動など、仕事場所はオフィスだけではない。代表電話番号による発着信など固定電話の機能性とスマートフォンのモバイル性といった特徴を組み合わせ、社員の多様な働き方やデバイスに対応するコミュニケーション手段を検討したい。その手段として注目されるのが、オフィスにかってきた電話を本人のスマートフォンに着信できる「スマホの内線化」だ。ビジネスフォン主装置に内線アダプターを外付けする方法や、内線通話機能とPBX機能をクラウド上で実現するクラウドPBXの方法がある。
自宅や外出先でもスマホでの内線通話が可能になり、オフィスでの電話取り次ぎの問題を解決するとともに通話コストの削減が可能だ。また、オンライン会議で利用されるコラボレーションツールを導入したパソコンやスマートフォンを用い、固定電話番号での発着信などが行えるクラウド電話サービスもある。
そして、データ通信やインターネット接続用に拠点間をVPNサービスなどで接続している企業は、本社側にIP電話対応のビジネスフォン主装置、拠点側にIP電話機を設置して内線化したり、クラウドPBXで拠点間の内線通話を行ったりすることで、通話コストを気にせずに拠点間の通話が行え、音声コミュニケーションの最適化が可能だ。
リアルタイムの情報伝達が可能なチャット…
社内外のコミュニケーション手段としてメールを利用する人は多い。ただ、返信がない限り、送信したメールを相手が読んだかどうか分からず、リアルタイムの情報交換・共有手段とは言いにくい面もある。そこで社内・部門などのコミュニケーションツールとして存在感を増しているのがビジネスチャットだ。メールと異なり、あいさつ文抜きに用件を伝えられ、リアルタイムかつ双方向の情報伝達が可能だ。グループの中でだれが既読したか確認できる機能や、伝えたい相手を指定して情報を送る機能などもあり、情報共有を促進できる。
例えば、本社と支社、営業所など複数拠点の販売部門でグルーブチャットを設け、商品の販売状況などの情報を共有。従来は電話やメールで確認していた各拠点の在庫情報などもリアルタイムに把握でき、販売管理業務の効率化が可能だ。
ファイル共有を安心して行えるクラウドストレージ
上記で触れた在庫情報などのファイルをビジネスチャットに添付して販売グループ内でやり取りすることも可能だが、グループ以外の生産部門など他部門とのファイル共有が必要な場面もあるだろう。かつては本社や各拠点に設置したファイルサーバーを利用するケースが一般的だったが、今はクラウドストレージサービスを利用する企業も増えている。インターネット接続環境があれば、社内、社外にかかわらず、業務に必要なデータへアクセスできる。
クラウドストレージは、社内だけでなく社外の取引先ともファイルを共有したい、メールでは困難な図面や動画などの大容量データをやり取りしたい、ファイルのセキュリティを確保したいといったニーズに対応する。あるクラウドストレージサービスの場合、社内共有のフォルダ、個人用のフォルダ、外部共有のフォルダを装備し、社内外のデータ連携、活用を促進する。また、セキュリティ対策として、フォルダに対するアクセス権の設定や、不正アクセスを防ぐ多要素認証の他、インターネット網に出ることなく、各拠点で契約しているVPNサービスなど契約回線からのみアクセスを許可する回線認証により、セキュアなファイル共有が可能だ。
データ収集や業務アプリ作成のクラウドサービス
データ(情報)が重要な経営資源となる今日、社内・社外にあるデータを収集・分析・管理するさまざまなツールやサービスが提供されている。データ収集方法として比較的手軽に利用できるのが、定型業務を自動化するRPAだ。人の代わりにロボットがパソコン上の繰り返し作業を代行する。例えば、前述の販売部門がネット販売した商品の販売状況や在庫情報などのデータをWebからRPAで収集し人手による収集からRPAで自動化することにより、収集作業の効率化を図る。さらに販売担当者は欠品などの情報を素早く把握してビジネス機会の逸失を防ぐことも可能だ。
また、コーディングやプログラミングなどの専門知識なしにマウス操作で業務アプリを作成できる多様なツールが提供されている。従来、表計算ソフトなどで作成していた顧客情報管理や案件情報管理など社内情報を業務アプリに集約することで、データの有効活用もできる。複数拠点で連携しながらデータ活用をどう進めていくか。自社に合ったコミュニケーションツールや、RPA、業務アプリ作成ツールはどのようなものがあるのかなど、専門知識の豊富な事業者と相談しながら導入・活用を検討したい。