会社の体質改善法（第13回）多拠点連携を円滑に。仕事効率化の4つのヒント

　社内外のコミュニケーション手段としてメールを利用する人は多い。ただ、返信がない限り、送信したメールを相手が読んだかどうか分からず、リアルタイムの情報交換・共有手段とは言いにくい面もある。そこで社内・部門などのコミュニケーションツールとして存在感を増しているのがビジネスチャットだ。メールと異なり、あいさつ文抜きに用件を伝えられ、リアルタイムかつ双方向の情報伝達が可能だ。グループの中でだれが既読したか確認できる機能や、伝えたい相手を指定して情報を送る機能などもあり、情報共有を促進できる。

　例えば、本社と支社、営業所など複数拠点の販売部門でグルーブチャットを設け、商品の販売状況などの情報を共有。従来は電話やメールで確認していた各拠点の在庫情報などもリアルタイムに把握でき、販売管理業務の効率化が可能だ。

ファイル共有を安心して行えるクラウドストレージ

　上記で触れた在庫情報などのファイルをビジネスチャットに添付して販売グループ内でやり取りすることも可能だが、グループ以外の生産部門など他部門とのファイル共有が必要な場面もあるだろう。かつては本社や各拠点に設置したファイルサーバーを利用するケースが一般的だったが、今はクラウドストレージサービスを利用する企業も増えている。インターネット接続環境があれば、社内、社外にかかわらず、業務に必要なデータへアクセスできる。

　クラウドストレージは、社内だけでなく社外の取引先ともファイルを共有したい、メールでは困難な図面や動画などの大容量データをやり取りしたい、ファイルのセキュリティを確保したいといったニーズに対応する。あるクラウドストレージサービスの場合、社内共有のフォルダ、個人用のフォルダ、外部共有のフォルダを装備し、社内外のデータ連携、活用を促進する。また、セキュリティ対策として、フォルダに対するアクセス権の設定や、不正アクセスを防ぐ多要素認証の他、インターネット網に出ることなく、各拠点で契約しているVPNサービスなど契約回線からのみアクセスを許可する回線認証により、セキュアなファイル共有が可能だ。

データ収集や業務アプリ作成のクラウドサービス

　データ（情報）が重要な経営資源となる今日、社内・社外にあるデータを収集・分析・管理するさまざまなツールやサービスが提供されている。データ収集方法として比較的手軽に利用できるのが、定型業務を自動化するRPAだ。人の代わりにロボットがパソコン上の繰り返し作業を代行する。例えば、前述の販売部門がネット販売した商品の販売状況や在庫情報などのデータをWebからRPAで収集し人手による収集からRPAで自動化することにより、収集作業の効率化を図る。さらに販売担当者は欠品などの情報を素早く把握してビジネス機会の逸失を防ぐことも可能だ。

　また、コーディングやプログラミングなどの専門知識なしにマウス操作で業務アプリを作成できる多様なツールが提供されている。従来、表計算ソフトなどで作成していた顧客情報管理や案件情報管理など社内情報を業務アプリに集約することで、データの有効活用もできる。複数拠点で連携しながらデータ活用をどう進めていくか。自社に合ったコミュニケーションツールや、RPA、業務アプリ作成ツールはどのようなものがあるのかなど、専門知識の豊富な事業者と相談しながら導入・活用を検討したい。