ニューノーマル処方箋（第45回）オフィスソフトは「買い切り型／クラウド型」どっちを選ぶ？

　それでは、コスト面ではどうでしょうか。買い切り型の場合、支払いは一度であり、クラウド型は月単位、もしくは年単位の支払いとなります。支払いの頻度という点では、買い切り型の方がシンプルです。

　しかし、買い切り型の場合、比較的高めの金額を一度に支払うことになります。ソフトにもよりますが、買い切り型は1本あたり4～5万円という商品もあります。さらにいえば、買い切り型はインストールできる端末が1台、多くても2台に限られるといったケースが多く、それ以上の台数にインストールすることは禁止されています。

　一方クラウド型の場合、初期費用は買い切り型よりも安価です。年間で1万円程度のものもあれば、月額数百円で利用できるものあります。加えて、パソコンだけでなくタブレットやスマートフォンなど複数の端末へのインストールが許可されているものも少なくありません。

複数ユーザーでファイルを共同編集。データ紛失の恐れもナシ

　ここまで、アップデートやコストの面で、クラウド型オフィスソフトの特徴を紹介してきましたが、クラウド型にはさらなるメリットも存在します。その1つが機能面です。クラウド型オフィスソフトはインターネットに接続して利用することが前提のため、ネットに特化したアプリが搭載されているという特徴があります。Web会議ツールやビジネスチャット、クラウドストレージなどの機能を有しているものも存在します。

　クラウド型オフィスソフトはファイルの共有も簡単にできます。従来はファイルをメンバーにメールなどで送信し、共同編集する場合はそれぞれが編集したファイルを返送してもらい、マージ（ひとまとめに）する必要がありました。

　しかしクラウド型オフィスソフトの共同編集機能を使えば、他のメンバーと同時に、同一ファイルの編集が可能になります。変更点もリアルタイムに反映されるため、業務スピードの向上を期待できます。クラウドストレージを使用すれば、メールでは添付しづらい大容量のファイルも他のユーザーと共有できます。

　さらに、テレワークなどオフィス外でも簡単に作業できます。先ほども触れたとおり、クラウド型オフィスソフトは複数のデバイスにインストールできるため、スマホやタブレットを利用して、外出先や移動中に作業を進めることができます。作成途中のファイルはクラウドに保存されるため、たとえ端末が破損しても、データはクラウドに残り続けます。

多くのメリットがあるクラウド型オフィスソフト

　このように、クラウド型オフィスソフトは、買い切り型にはないさまざまなメリットが存在します。特に、Web会議ツールやチャットツール、クラウドストレージなど、他のユーザーと気軽に連携できる機能を多くそろえているため、導入すれば業務効率化やコミュニケーションの活性化、従業員満足度の向上が見込めるはずです。

　買い切り型か、クラウド型か。もし選択する機会が訪れたのであれば、サブスクだからと敬遠せず、クラウド型のオフィスソフトの導入を検討してみてはいかがでしょうか。