社労士が解説、長時間労働のない職場づくり（第2回）「許可制」にして長時間労働を減らす

●事例2　仕事もないのに残っている社員がいる

〇時間外労働は許可制にする

　時間外労働に対する意識を変えるには、「時間外労働は、上司に許可を取ってから行うもの」という意識を植え付け、この制度を徹底することが必要です。下手をすると、「生活のために残業している」と公言する社員がいます。つまり、仕事があるから残っているのではなく、生活するために、言い換えれば、割増賃金を稼ぐために残っているわけです。これでは、本来の時間外労働から趣旨がずれてしまっています。

　多くの会社は、上司に許可を受けることなく、社員が自ら時間外労働を決定しているのではないでしょうか。しかし、これでは「本当に必要な業務を行うために時間外労働を行おうとしているのか」「どのくらいの時間、時間外労働を行う予定なのか」が見えてきません。

　原則として、時間外労働は、上司が業務命令として行うものです。定時後に社員がまだ会社に残っている場合は、取りあえず帰宅を促し、それでも時間外労働が必要であるというときは時間外労働の申請書を提出させ、上司に時間外労働の許可を受けるよう指示を出しましょう（図表2参照）。

■図表2　時間外労働・休日労働申請書（ダウンロード）

　また、仕事もせずに会社に残っている社員に対して、何も言わずにいることは黙認と取られます。黙認とは、すなわち会社が認めているということです。仕事をしないでだらだらと会社に残っている社員を見つけたら、上司に帰るよう命令させるようにしましょう。その上で、まだだらだら残っている社員がいる場合は、命令違反です。時間外労働に対する割増賃金を支払う必要もありませんし、悪質な場合は、制裁の対象にもなり得ます。

　ここで、よく分からないからと、すべての時間外労働申請書について、中身を見ずに承認印を押してしまっていては、時間外労働の申請をする意味がなくなってしまいます。この書類の提出を受けた上司は、「時間外労働を行う理由」と、「必要とする時間外労働時間」が適当かどうかを判断します。

　「時間外労働を行う理由」については、「その日やらなければならないことか」ということが許可するかどうかのポイントとなり、「必要とする時間外労働時間」については、部下が申請してきた時間がその業務を行うに当たって適当な時間かどうかが許可するかどうかのポイントになります。

　また、管理職は、例えば1カ月というスパンで見たときに、その社員の法定時間外労働の総時間数がどれだけかを把握しておかなければなりません。36協定の上限である法定労働時間数を超えて労働している社員について特約条項を根拠にその上限以上の時間外労働を行わせるときは、その業務内容が臨時的で、かつ緊急性があるものであるかどうかを判断する必要があります。社員が、ただ忙しいという理由だけで時間外労働の申請をしてきたときには、時間外労働の許可をしてはいけません。

　また、その社員が、特約条項を根拠に36協定の上限以上の時間外労働を行っている回数をカウントしておく必要もあります。もし、これが1年間のうちに6回を超えているようであれば、残業の許可をしてはいけません（図表3参照）。

■図表3　時間外労働・休日労働許可書（ダウンロード）

　また、この制度をより徹底させるために、会社の就業規則に、時間外労働を行うときは、上司の許可が必要であり、上司の許可がない時間外労働に対しては賃金を支払わない旨を規定しておきましょう（図表4）。