オンライン会議お悩み相談室（第7回）Teamsのチャットが文字ばかりでつまらない

■お悩み
オンライン会議のためにTeamsが導入され、チャットの利用も少しずつ広がってきました。でも、文字が並ぶばかりでコミュニケーションがうまくできているとは思えません。LINEなどのように表現力を豊かに、分かりやすくコミュニケーションできるようにしたいです。（埼玉県 J.Kさん）

■お答え
絵文字で気持ちや状況を添え、書式設定で表現力を豊かに

　チャットは便利なツールです。挨拶文などを添える慣習があるメールと違い、単刀直入に要件を書いても失礼にならない印象がありますし、すぐに返事がもらえた場合は会話をしているようなスムーズな意思疎通ができます。オンライン会議をしていないときも、Teamsはコミュニケーションツールとして起動している場合が多いでしょうから、チャットを有効に使えますよね。

　しかし、簡潔といえば聞こえはいいですが、おっしゃるようにチャットではどうしても文字が中心になり、そっけないやり取りにも感じられてしまいます。チャットのやり取りの最後に、「ありがとうございます」「よろしくお願いします」などの挨拶が繰り返される場合もあるでしょう。人間関係を気にするビジネスパーソンにとって、文字だけでつながっている人とのやり取りを自分から終了させるのは、ちょっと抵抗があったりするのかもしれません。

　そんなときは絵文字を使ってみましょう。Teamsの絵文字はLINEのスタンプのような機能で、イラストを使ってコミュニケーションができるのです。入力欄の下にある顔マークをクリックするとさまざまな種類の顔が表れ、この中からイラストを選んでチャットに挿入できます。顔のイラストだけでなく、人間、動物、食べ物、建物などさまざまな絵文字が用意されています。チャットのやり取りの最後などに笑った顔文字を付けるだけでも、柔らかいコミュニケーションになった気がするでしょう。絵文字はチャットに気持ちの味付けをするときに役立つ機能です。

▲チャットの入力欄の下にある顔マークには数多くの絵文字（少し動くアニメーション付き）があり、ここから選んでチャットに挿入できる

　顔マークの横には「GIF」というアイコンがあります。こちらは、GIPHYと呼ぶGIFアニメーションを挿入するボタンになります。開いた画面には多彩なGIPHYが表示され、検索機能を使えば気持ちに合ったGIPHYも探せます。とはいえGIPHYの中にはくだけた雰囲気のものもありますから、上司などとのコミュニケーションには使いにくいものもありそうですね。

▲「GIF」のアイコンを選ぶと、GIFアニメーションの「GIPHY」を挿入できる

引用や水平線などを使って分かりやすく…

　絵文字やGIPHYなど楽しい雰囲気の表現だけでなく、文字を飾るなどして表現力をアップする方法もあります。その1つが引用です。「書式」を変更する際に使う「ペンとA」のマークをクリックすると、入力窓の上部にさまざまな書式設定のメニューが表示されます。この中の「”」マークが「引用」です。引用したいテキストの範囲を指定して、コピーアンドペーストしてから「”」マークをクリックすると、引用を示すボックスに文字列が入ります。誰のどのチャットに対する返信なのかが分かりやすくなり、スムーズにコミュニケーションできそうです。

[caption id="attachment_41130" align="aligncenter" width="600"] ▲「書式」設定で多様な表現が可能に。引用文を目立たせるには、「引用」の機能を使う[/caption]

 

　「書式」には、他にも機能が用意されています。例えば「水平線」の機能を使うと、チャットで入力したテキストとテキストの間に横線が引けます。チャットのボックスを分けるのではなく、1つのボックスの中で話題を切り替えたいときなどに便利に使えます。

　文字の大きさを変えたり太字や斜体に変更したり、マーカーで文字に色を引いて目立たせる機能（テキストのハイライトカラー）もあります。Wordなどにも同様の機能がありますから、イメージしやすいでしょう。チャットだからといって、単に文字を入力するだけでなく、少し表現力を増した投稿をすれば、相手にもより伝わりやすい会話になります。

[caption id="attachment_41131" align="aligncenter" width="600"] ▲「水平線」でチャットの内容を分かりやすく整理したり、「書式」を活用して文字を見やすく飾ったりできる[/caption]

 

　ビジネスシーンでスムーズに表現力豊かなチャットを使いたい場合には、オンライン会議がメインのTeamsとは別に、セキュリティに配慮した専用のビジネスチャットサービスなどを導入する方法もあります。コミュニケーションの仕方は人それぞれで、会社や団体によっても異なります。かゆい所に手が届くビジネスチャットまでとはいいませんが、Teamsでも分かりやすく表現力のあるチャットになるよう工夫して、コミュニケーションをスムーズにしていきましょう。