ビジネスWi-Fiで会社改造（第11回）Wi-Fi活用を促進する―社内啓発大作戦

　ビジネスWi-Fiの導入効果を上げるために、もう一つ進めるべきなのがペーパーレスの徹底だ。デスクの上に書類が積み上がっている状態は決して効率的ではない。印刷や書類の保管スペースのコストもばかにならない。何より、デジタル化されていないと情報の共有や活用が進まない。ビジネスWi-Fi導入の狙いの一つである「どこでもいつでも業務ができる環境づくり」の障害になってしまう。

　もちろん、現時点では契約書や役所に提出する書類の作成といった業務では、プリントアウトする必要もあるだろう。現在の日本はペーパーレスへの移行期でもある。それでも、何も考えずにプリントアウトする慣習を改めるのは大切。各人ができるだけ書類を減らすよう徹底したい。

　ある大手システムインテグレーターではオフィスにフリーアドレスを導入するとともに、プリントアウトや印刷をする複合機の利用方法に工夫をこらした。オフィスの中心に数台の複合機を配置し、プリントアウトを管理するシステムを導入したのだ。

　具体的には、従業員はまず、自分が使っているパソコンをプリントアウトする複合機に接続する。そして、プリントアウトする際には、それを承認するかを上司が確認するワークフローにしたのである。上司は申請内容を確認してプリントアウトが必要だと判断した場合のみプリントアウトを許可する。

　忙しい上司にさらに一仕事加わるという意味では、業務効率に悪影響を及ぼす可能性は否定できないが、ペーパーレスを強く意識してもらえる。例えば一定期間取り入れて、無駄な印刷がなくなったと判断した後にこの仕組みを止めるといった方法もあるだろう。

　ペーパーレスはモバイル端末の活用の促進にもつながる。モバイル端末さえ持っていればどこでも情報を入手できるようになるからだ。会議もモバイル端末一つで対応できるようになるはずだ。普段仕事をしている場所を離れて会議室に移動して働く際に、モバイル端末の利用が当たり前になればビジネスWi-Fiの効果も引き出せる。

　しかし、モバイル端末活用の徹底も容易ではない。それを実現するために本気でモバイル端末の活用に取り組む鉄道会社では、まず社長以下すべての役員にそれを徹底させるようにした。その具体策の一つが、社長以下すべての役員が会議を行う際、会議室に持ち込めるのはモバイル端末だけにしたことだ。これにより、紙の書類やノートは会議に持ち込めなくなった。そして、この方策を全従業員に拡大したのである。

　この取り組みは大きな効果を上げたようだ。その会社では会議の参加者全員、持っているのはモバイル端末だけ。すべての議論は端末上の共有情報をベースに行われる。会議の準備のための事前の情報共有も徹底され、共通の土台の上で議論が始まり、会議の時間も短縮できた。ビジネスWi-Fiの活用を広げる際には、まずは忙しい経営者陣が率先垂範し業務効率を上げて、それを全社に広げていくのが理想的な形だろう。