ビジネスWi-Fiで会社改造（第22回）ビジネスWi-Fiで勤怠管理を進化させる

　紙のタイムカードに代わるデジタル化された打刻方法はいくつもある。ビジネスWi-Fiが導入されているオフィスで真っ先に挙げられるのが、従業員が個々のパソコンから“タイムカード”機能を持った勤怠管理ソフトを立ち上げて、打刻することだ。ソフトにIDやパスワードを入力させれば本人確認が行える。テレワーク環境でも同様の作業ができる。

　店舗や工場のように働く場所がある程度固定されている場合には、勤務場所の従業員の出入り口や受付などに現在の紙の打刻機ではなく、タイムスタンプ機能を持ったタブレットなどを設置するという方法もある。勤怠管理システムによっては、個人確認用のQRコードなどを発行する機能が提供されていたり、カメラで顔写真を撮影して本人確認する顔認証機能が提供されていたりするものもある。

　受付で使用するようなタイムスタンプの機能をスマホアプリとして提供するシステムもある。出勤、退勤をスマホから打刻できるのでどこにいてもタイムスタンプを押せる。GPS機能を併用すれば同時に位置情報も取得できるので、従業員がどこで仕事をしているかという情報も記録できる。

　また、アプリをインストールしたスマホと連動して自動で打刻する機能を提供しているシステムもある。店舗のマーケティングで紹介したWi-Fiの機能を活用したもので、ビジネスWi-Fiの圏内に入ると自動で打刻する。これにより打刻忘れや不正な打刻を防ぐことができる。

　このようにデジタル化されたタイムスタンプの活用によって、業務面でいくつものメリットがもたらされる。まず、出退勤情報をデジタルデータとして取得するため、人手を介さずリアルタイムに勤怠管理システムに記録され、出勤簿が自動で作成される。

　出勤簿に記録されているデータは、日別、週別、月別などの勤務状況を一覧できる。個人はもちろん、部門別、部署別などさまざまな切り口から確認できるので、超過勤務の状況をリアルタイムに把握して、部署を担当する管理職にアラートを出すこともできる。従業員別に状況を把握すれば、そのデータを元にした対策もとれるだろう。

　あらゆる企業が働き方改革に取り組んでいる今、勤務時間の適切な管理は重要な経営課題の一つといえる。また、それにより残業時間を削減できれば人件費の適正化につながり、業績の向上も期待できる。ビジネスWi-Fiと最新の勤怠管理システムとの組み合わせは、従業員の働き方の選択肢を広げるだけでなく、勤怠管理業務を大幅に効率化する。そして蓄積された勤怠管理データの活用は、経営改善の効果的なツールになる可能性を秘めている。