覚えておきたいクラウド&データのキホン（第23回）クラウドストレージとは？サービス選定の基準や活用方法を解説

　クラウドストレージを導入する場合、選定に当たっては、以下3つについて検討しましょう。

サービスの費用
　クラウドストレージは、利用するサービスによって料金が異なります。社内で利用するユーザー数が多いほど、また保管するデータ容量が大容量になるほど、料金も高くなる傾向にあります。

データの最大容量
　クラウドストレージの中には、1ユーザー当たりのアップロード容量に上限を設けている場合があります。ファイルサイズが大きくなりがちな動画や音声データなどをクラウドストレージに保管する場合、すぐに上限に達してしまう恐れがあります。中にはデータ容量の追加が可能なサービスもありますが、その多くは有料となります。

情報セキュリティ
　クラウドストレージでは、アカウントごとの権限設定やグループ管理の機能など、情報セキュリティ対策が細かく設定しやすいものを選びましょう。機密情報が記載されたファイルは、アクセスできる従業員の数を絞ることで、情報漏えいのリスクを軽減できます。

シーン別の活用法

　クラウドストレージが実際に企業の中でどのように活用されているのか、シーン別に紹介します。

オフィス内
　「オフィスが1カ所なら、クラウドストレージではなく物理的ストレージでも問題ない」と考える人もいるかもしれません。しかしクラウドストレージは、社外の取引先とデータのやり取りをする場合にも活用できます。クラウドストレージ内にプロジェクト用のフォルダを作成することで、社外の人ともデータ共有が可能になります。相手側からファイルの追加や更新も可能になります。

　本社や支社、営業所ごとにデータ管理がバラバラになっている場合は、クラウドストレージの導入により企業のデータ管理を統一することで、必要なデータを探しやすくなり、生産性の向上が期待できます。

作業現場や営業先
　クラウドストレージを利用すれば、PCが使えない環境でもタブレットやスマートフォンで簡単にアクセスできます。

　例えば建設業の作業現場で社内ファイルを閲覧したいとき、従来であれば事務所に戻って確認していたかもしれませんが、クラウドストレージであれば社外でもファイルにアクセスできるため、事務所に戻る手間はありません。

　営業先に資料を持参するのを忘れた場合も同様に、外出先からクラウドストレージにアクセスすれば社内のファイルサーバーから必要な書類を閲覧することできます。

　USBメモリーやSDカードなど、物理的な記憶媒体を持ち歩く手段もありますが、社内情報を持ち運ぶと、移動中に紛失したり盗難に遭ったりするリスクがあります。そういったリスクを回避する場合にも、クラウドストレージは有効です。

まとめ

　クラウドストレージを使うことで、物理的ストレージを使う必要がなくなります。それだけでなく、ファイルをクラウド上に一元管理することで、社内外を問わず、ビジネスシーンの幅広い場面での活用が期待できます。

　クラウドストレージはサービスごとに料金プラン・データ容量・サービス内容が異なります。まだ使っていないという企業は、自社の用途にあわせたクラウドストレージの導入をおすすめします。

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