覚えておきたいオフィス・ビジネス情報のキホン（第1回）電子帳簿保存法のタイムスタンプとは？一部不要？2022年改正ポイントを解説

タイムスタンプの目的
　タイムスタンプとは、電子文書が「原本であること」を担保するための技術です。主にスタンプの付与時点で確かにデータが存在したことと、付与後にデータが改ざんされていないことを証明するために利用されます。

タイムスタンプの仕組み
　タイムスタンプは、時刻認証局が発行する時刻情報とハッシュ値（アルゴリズムを用いて生成された暗号のようなデータ）を掛け合わせ、電子データ化された書類が存在していた日時を証明する技術です。電子データの情報と比較することで、タイムスタンプの時刻から改ざんされていないことを確認できます。

電子帳簿保存法の改正でタイムスタンプは不要？

　電子帳簿保存法は「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3つに区分されています。このうち「スキャナ保存」については、2022年の改正により一定の条件を満たせばタイムスタンプが不要となりました。ここでは各区分の概要と2022年の改正ポイントを紹介します。

電子帳簿等保存
　パソコンなどで作成した帳簿や書類を、一定の保存要件のもとに電子データのまま保存することです。これまでは事前に税務署長の承認を得る必要がありましたが、2022年の改正で不要になりました。

スキャナー保存
　相手先から受領もしくは自社が作成・発行した紙の帳簿や書類をスキャナーで電子化して、一定の保存要件のもとに保存することです。電子帳簿等保存と同様、これまでは事前に税務署長の承認が必要でしたが、2022年の改正で不要になりました。

　また、2022年の改正ではタイムスタンプ用件も緩和されました。これまでは受領者が自署した上でおおむね3営業日以内にタイムスタンプを付与する必要がありました。改正後は自署が不要となり、最長約2カ月とおおむね7営業日以内にタイムスタンプを付与すればよくなりました。

　さらに、改正前はすべての帳簿・書類へのタイムスタンプの付与が必要でしたが、改正後は、電子データを訂正・削除したことを確認でき、入力期間内に保存を行ったことが確認できるシステムを利用した場合は不要になりました。

電子取引
　電子取引とは、電子データで相手先へ送付、または相手先から受領した帳簿や書類を、一定の保存要件のもとに電子データのまま保存することです。これまでは、電子データで授受した帳簿や書類は紙で保管することが認められていましたが、改正後は電子保存が義務付けられました。電子データで保存すべきデータをきちんと保存・管理できていなかった場合、税務申告などで証拠書類として扱ってもらえない可能性があります。

　電子取引におけるタイムスタンプの扱いは、スキャナー保存と同様、最長約2カ月とおおむね7営業日以内にタイムスタンプを付与すればよくなりました。

タイムスタンプの利用方法

時刻認証業務認定事業者（TSA）との契約
　タイムスタンプは、日本データ通信協会から「タイムビジネス信頼・安心認定制度」の認定を受けている、下記の時刻認証業務認定事業者（TSA）のみが発行できます。

・アマノ株式会社
・セイコーソリューションズ株式会社
・株式会社TKC
・株式会社サイバーリンクス
・三菱電機インフォメーションネットワーク株式会社

　タイムスタンプを発行するためには、これらの事業者と契約し、タイムスタンプの発行を依頼する必要があります。

タイムスタンプの付与が可能なサービスを導入
　こうした認定事業者と契約しなくても、会計ソフトや営業支援システムに組み込まれたタイムスタンプ機能を利用する方法もあります。もし現在使用しているシステムにタイムスタンプ機能が備わっていれば、そちらを使うのがよいでしょう。

タイムスタンプにかかる費用

初期費用
　タイムスタンプを導入するにあたっては、アカウント発行や会員登録などの費用や、システムの導入費用などがかかる場合があり、金額は月1万円程度から数十万円までさまざまです。初期費用が安くてもランニングコストが割高になるケースもあるので、自社に合ったサービスを検討しましょう。

従量課金制or定額課金制
　タイムスタンプの発行ごとにかかる費用には、従量課金制と定額課金制があります。従量課金制はタイムスタンプの発行回数に応じて料金が発生します。定額課金制は、スタンプの発行回数に関係なく料金を支払います。かかるコストはさまざまで、上限回数に合わせてプランが設定されている場合もあります。

電子帳簿保存法改正のタイミングで業務効率化を

　今回の法改正を機に、その他の業務についてもペーパーレス化できるものがないか検討し、業務の効率化を進めるのも1つの手です。近年、ペーパーレス化に役立つさまざまなサービスが提供されています。例えば、伝票や帳票類、稟議書や企画書など業務上必要となる紙文書を手軽にデジタルデータ化できることから「AI-OCR」が注目されています。AI-OCRは、OCR（光学文字認識）にAI（人工知能）技術を融合させた技術です。AI-OCRは活字に加えて、手書き文字も高い精度で読み取れます。

　また、複合機の運用を見直すことでもペーパーレス化を大きく進められる可能性があります。受信したFAX文書をPDFデータとして保存できるものや、紙文書をスキャンして電子文書として取り込めるものなどが登場しています。

　AI-OCRや複合機で作成・保存したデジタルデータと、人がパソコン上で行う定型作業をソフトウエア上で自動処理するRPAツールと連携させれば、取り込んだデータの仕分けや取りまとめの業務も効率化できます。

まとめ

　2022年1月の電子帳簿保存法改正では、電子取引はすべて電子データで保存することが義務化されました。2年の猶予期間が設けられているものの早めに対応することをおすすめします。そして、電子帳簿保存法改正への対応だけでなく、社内全体でペーパーレス化を進める絶好の機会ともいえます。ペーパーレス化をサポートしてくれるさまざまなサービスもうまく活用しながら、業務効率化を図りましょう。

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