覚えておきたいオフィス・ビジネス情報のキホン（第6回）テレワーク時代の【ビジネスフォン】とは？ 仕組みや機能、PBXとの違いを解説

　ビジネスフォンは、「多機能」「法人の営業活動に最適」とされています。では、具体的にどのような点でメリットがあるのでしょうか？　ここからは、その機能や利便性、ポイントについて詳しく見ていきます。

外線通話：1つの回線で同時に複数の通話が可能
　ビジネスフォンの最大の特徴と言えるのが、「1つの回線にかかってきた電話を、同時に複数の電話機で受け取れるところ」です。

　受付が応答して担当者につなぐ場合などによく使われる転送（別の電話機に外線電話を切り替える）機能や、営業時間外は外線を鳴らさずにメッセージを流せる機能など、外線に付随するさまざまな機能をもつものも多く、ビジネスフォンでの外線通話は法人の事業活動に適しています。その他にも、通話を録音したり、通話の様子を別の電話機から聞くことのできる機能を有するものがあったりと、電話応対のクオリティ向上やトラブル発生時のリスクヘッジなどにも活用することが可能です。

内線通話：社内で無料通話ができる
　もう1つ、ビジネスフォンならではの機能と言えるのが「内線通話」です。主装置とつながっている電話機同士であれば無料で通話でき、フロアや執務室が分かれている従業員同士での連絡などに活用できます。1対1ではなく複数人での内線通話ができる機種もあり、社内会議などに使われるケースもあるようです。システムの組み方によっては、同じ建物内だけでなく、物理的に離れている拠点間で内線通話ができることもあります。

　内線の呼び出しに対して別の電話機から応答する「代理応答機能」や、受付に設置した電話（インターフォン）と電話機で通話できる機能などは、スムーズなコミュニケーションに役立ちます。

家庭用の電話機をビジネスフォンとして使うことはできない
　ここまでで紹介したように、ビジネスフォンには、法人特有の事情を踏まえた便利な機能が多数搭載されています。

　「親機と複数の子機がセットになった家庭用の電話で代用できるのでは？」「家庭用の多機能電話を使えば良いのでは？」と考える方もいらっしゃるかもしれません。個人事務所や従業員が2～3名の小規模事務所であり、内線通話をする必要がなければ家庭用の電話機を会社の電話として使ってもよいかもしれませんが、数名以上の従業員がいる会社の場合はビジネスフォンを導入したほうが、効率、品質などの面でメリットが多いと言えるでしょう。

ビジネスフォンとPBXとの違い

　ビジネスフォンと混同されやすいのが「PBX」（Private Branch eXchange／構内交換機）と呼ばれるシステムです。ビジネスフォン（主装置）もPBXも、「外線や内線をつなぎ制御する仕組み」という点では同様ですが、対象となる規模や接続できる機器、費用などに相違があります。

　最大の違いは、なんといってもその規模でしょう。PBXの場合は、数千台クラスの大規模な機器接続が可能です。一方のビジネスフォンは、モデルにもよりますが、多くても500台程度が限界です。こうした違いから、PBXは大企業やコールセンターで多く導入され、ビジネスフォンは中小企業や1拠点の従業員数が多くない支店等で活用される傾向が見受けられます。

　また、PBXは大規模な接続を想定したシステムであるため、CPUが複数搭載されており、バッテリー容量が大きいなどの特徴も備えています。ビジネスフォンの場合はCPUが1つしか搭載されておらず、さらにバッテリー容量も少ないため、停電やトラブルが起きたときに機能を維持するのが難しい側面がありますが、PBXなら、より安定的な稼働が期待できます。

　近年は「クラウドPBX」という仕組みが登場し、比較的手軽にPBXを導入できるようになりました。クラウドPBXとは、オフィス内にPBX機器を設置せずクラウド上でPBXを利用するサービスです。場所を取らない、工事が不要などのメリットがあり、さらに電話機や回線の増減、内線番号の付与など、さまざまな設定をブラウザ上の管理画面で行うことが可能というメリットも備えています。導入のしやすさ、使い勝手もよいことから、今、多くの企業で導入が進められています。

コロナ禍が企業のビジネスフォン運用にもたらした変化とは？

　長引くコロナ禍で、テレワーク・リモートワークを導入する企業が増加しました。これに伴い、オフィスに出社する従業員が減り、せっかく設置したビジネスフォンやPBXがあまり使われなくなった、という企業も少なくありません。こうした事情や背景で、近年、ビジネスフォンの更新タイミングに合わせて、従来のビジネスフォン・PBXを、よりテレワーク・リモートワークに適したものに見直す企業も増えています。

テレワーク・リモートワーク環境でビジネスフォンを有効活用する方法

　ビジネスフォンの運用を見直す企業におすすめしたいのが、NTT西日本が提供する「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」です。ひかりクラウド電話 for Microsoft Teamsは「Microsoft Teams」上で、固定電話番号での発信・着信を可能にするサービスです。会社にかかってきた電話をMicrosoft Teamsがインストール・初期設定されたパソコンやスマートフォンで受けることができ、また、Microsoft Teamsから電話をかけると相手に会社の電話番号が表示される仕組みになっています。テレワーク端末を会社の固定電話のような感覚で利用できる点、社用のスマートフォンを必要としない（個人のスマートフォンをビジネス利用できる）点などが大きな特徴となっています。

　もちろん、電話だけでなく、チャットやWeb会議をはじめとするMicrosoft Teamsの機能を利用することも可能です。さらに、通話相手がNTT西日本管内の同一グループのひかり電話サービスを利用している場合、通話料が無料になります。

　また、テレワーク・リモートワークで出社する従業員が減ったオフィスをフリーアドレス化する際などに、電話機やコードの配置換えが不要である点もメリットと言えるでしょう。人が移動するたびに内線電話を変更する、配線工事をするといった手間やコストが削減できます。

まとめ

　本記事では、ビジネスフォンやPBXの仕組み、メリットなどについて解説しました。また、テレワーク・リモートワーク環境でビジネスフォンを有効活用できるサービスとして、ひかりクラウド電話 for Microsoft Teamsについても紹介しました。

　ひかりクラウド電話 for Microsoft Teamsは、Microsoft Teams上で会社の電話を受電したり、会社の番号で架電したり（※1）、さらにチャットやWeb会議がシームレスにできるなどテレワーク・リモートワークに適した機能を多く備えています。自宅、外出先、会社と、場所を気にせず活用できる点や、現地での工事不要な点、手頃な価格で導入できる点も特徴です。

　今からビジネスフォンやPBXを導入もしくは入れ替えるなら、時代に即した、より使い勝手がよく新しいソリューションを視野に入れておくとよいでしょう。

※1ご使用中の電話番号を「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」にて継続してお使いいただくには番号付け替え工事が必要です。この場合、元の電話機では既存の電話番号をご利用いただけなくなります。

※「Microsoft Teams」はMicrosoft Corporationの商標または登録商標です

※「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」のご利用には、「フレッツ光」等（｢フレッツ 光クロス｣｢フレッツ 光ライト｣を除く）やプロバイダー、ひかり電話オフィスA（エース）、Office365またはMicrosoft365、及びTeams電話スタンダード（Phone Standard）の契約・料金が必要です

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