知って得する！話題のトレンドワード（第14回）ポイント解説！スッキリわかる「5S活動」

　「整理」は不要物を捨てること、だなんて、わかっていた人はいますか？　「整理・整頓・清掃」という字面だけでは、本当の意味や目的を理解できません。各項目の意味をよく知り、活動の本質を見極めて、その大切さを胸に皆が心を1つにして活動することが大切です。特に3S以降の「清潔」「しつけ」、すなわちキープする、自発的な取り組みを習慣化するという、高度な目標の達成には、企業ぐるみの大きな取り組みが必要となります。

企業に与えるインパクトは？

　これらの活動は、もともと製造業、建設業、病院などの現場を中心に定着してきたものですが、すべての業種・すべての業務に大事な要素であるのはもちろんです。例えば、小売業ならば売れ筋と見切り品など在庫を区別・分類し（「整理」）、お客が買いやすいように陳列（「整頓」）、店内をきれいに「清掃」するのは基本の基本です。さらに、「清潔」な状態を維持できるようルールをつくり、店員に浸透・定着（「しつけ」）させていく、といった具合です。自分の業種や業務でそれぞれの項目について、どうすべきか、具体的にイメージしてみるのはいかがでしょう。

　なお、5S（3S/4S）活動の目的は「Q（品質）・C（コスト）・D（納期）の改善」といわれます。5Sを推し進めることにより「より質の高い商品・サービスを、できるだけ安く、お客が望むタイミングで提供」できるようになります。つまり5S（3S/4S）は、顧客満足を高めるための重要なキーワードなのです。

　ただし、5S（3S/4S）活動にもメリットとデメリットがあります。以下のような項目が挙げられるので、よく理解しておきましょう。

　活動には、これらのメリット・デメリットを理解の上、進める必要があります。なお、多忙なときなどは、こうした整理整頓、掃除などの活動が「それどころではない」と思えることもあり、「整理整頓に時間や手間を掛けるより、1つでも生産や売り上げを上げる努力をしたほうがいいのでは…」と思いがちですが、何事にも冷静になって、5S（3S/4S）の重要性をよく認識して、臨機応変に対応していきましょう。

これから予測される課題は？

　ところで、「3S」を掲げていても、3Sによるクリーンな環境を維持・継続していくには、実質的に5Sに近い運用を行う必要があり、最初から「5S」を掲げたほうが、もしくは途中からでも5Sにシフトしていったほうが、最終的に効率的となる可能性が大いにあります。実際、現代社会の情報も5S寄りになっています。

　なお、3Sから5Sまでは、段階的に進めるのがよいとされています。まずは3Sの実現を目指し、3Sが実現したら「4S」の「清潔」（3Sの状態をキープする）を心がけます。キープしつつある状況がおおよそ整ったら、4Sの徹底・運用を行う（「しつけ」）といったように、順序立てて構築するのがよいでしょう。

　IT活用がビジネスで必須となった今の時代では「情報分野での5S」活動も盛んです。データの必要・不要を分けて不要を捨てる（整理）、必要な情報の保存場所や保存方法のルールを決める（整頓）、ルールに従って整然と運用し必要な情報をいつでも取り出せるようにする（清掃）の「3S」に加え、3S状態の継続（清潔）、社員に徹底・習慣づけ（しつけ）というものです。

　5S（3S/4S）が根付くと、社員の意識や仕事の作法も変わり、それが習慣化し社風となり、会社が良い方向に回りはじめ、やがて好循環となっていきます。「デメリット」に挙げたように、すぐ結果が出るものではありませんが、5S（3S/4S）が快適な職場環境につながることは間違いなく、できることから始めてみるのがおすすめです。例えば自分の机まわりの「整理」から始めることを呼びかけるのも有効でしょう。

　世の中には5S（3S/4S）のためのソリューション、便利なツールも多く存在します。先述の「情報分野」に関してもしかりです。Webなどで自社に合ったものを探してみるのもよいでしょう。ベンダー、ミラサポなどの相談窓口に相談するのも手です。自分の習慣を変えることが難しいように職場の習慣を変えることも簡単ではありませんが、気長に根気よく、毎日の積み重ねでクリーンな環境を作っていきましょう。

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