知って得する！話題のトレンドワード（第17回）ポイント解説！スッキリわかる「報連相」

・「報」…報告

「過去の情報」を主に共有し、基本的に業務を依頼された者が依頼した者に結果や経過を知らせるなど上下関係のある前提で行われる。また、会議やミーティング、報告書などで関係者に広く周知する場合もある。部下がタスクを完了した時点で報告し、上司は状況を把握し、今後の進行管理や各種のフィードバック、軌道修正などを行うなどがその具体的なシーンとなる。

・「連」…連絡

現在進行形で取り組む業務において、業務や予定変更など、関係者に必要な情報を共有すること。連絡は上下関係を問わず、情報を必要とするメンバー全員に対して行われる。連絡には自分の意見や臆測を含めず、事実のみを伝えるのがポイントとなる。

・「相」…相談

今起こっている問題や、これから発生しそうな課題にどのように対処すべきか迷う場合など、一人では判断が難しい場合に、上司や先輩、同僚など他の人に事情を話し、参考意見を求めること。問題が生じるなどの予測ができた時点で、早めに相談するのがよいとされる。

・「お」…怒らない

部下からの報連相に対し、怒りや感情的な態度をぶつけることで、部下を混乱・萎縮させ、適切な情報共有をしにくくする状況は避けるのが賢明。まずは部下の言うことを傾聴し、理解する姿勢を示すなど、コミュニケーションを歓迎することが大切。

・「ひ」…否定しない

上司の側が、部下の報告などを頭から否定すると、部下の側はコミュニケーションに苦手意識を感じ、適切な情報共有がされなくなるおそれがある。まずは部下の言葉や意見を受け入れてから、上司としての意見を伝える姿勢が重要となる。

・「た」…助ける

部下が問題を1人で抱えないよう、いつでもサポートする姿勢を示すことが大切。報連相の内容をよく聞いて状況を把握しつつ、部下をケアすべきかどうかを常に気にかけ、問題を感じた場合は早めに助け舟を出す。

・「し」…指示する

部下の経験やスキルに応じて、最低限の必要事項を伝えたり、ヒントや指示を出したりするなどで、部下の自主性を損なうことなく、適切な対処に結びつくように導くことが大切。指示を行うときには、その根拠や理由、背景なども論理的に伝えることがポイントとなる。

・「ちん」…沈黙する

部下が沈黙し、適切な報連相が行われない状況。これにより業務に必要な情報が不足し、成果やパフォーマンスにも悪影響を与えかねない。上司は部下の様子に気を配り、状況に応じて自分から声を掛けるなどで、コミュニケーションの敷居を低くするのがコツとなる。

・「げん」…限界まで言わない

部下が限界までものを言えなくなっている状況。結果的にトラブルや問題が隠ぺいされた状態となり、対処が遅れて業務にも支障をきたす可能性がある。上司は部下に自分から声を掛ける、定期的に様子をきくなど、何気ない話題でも気軽に話せる雰囲気をつくることが大切。

・「さい」…最後まで我慢

部下が抱えたストレスや不満を我慢しており、解放できない状態。問題の対処が遅れがちになるだけでなく、部下の心身や健康に悪影響をきたすおそれがある。普段から部下の様子に気を配り、声掛けや働きかけを行うことが大切。

・「確」…確認

行動を起こす前または行動中の業務に対し、このまま進行して大丈夫なのかなど部下から上司にあるいは互いに確認を行う。報連相における「報告」は事後報告である一方、「確認」は未来に対して行うため早めに問題対処の方向性や内容を検討できる。リスクの最小化や出したい結果につながりやすい、などのメリットがあるとされる

・「連」…連絡

現在進行形の業務において、計画が予定通りにいくとは限らない。トラブルやその発生が予見される際に、部下から上司にこまめに連絡を行うことで、進捗確認やプランの改善・変更など具体的な対策が検討できる。事後報告では対応が遅延する可能性もあり、都度、連絡を入れて調整するのが重要なポイント。

・「報」…報告

実行で得られた結果を上司に伝える。「想定成果より上か下か」「各種の要因や原因は何か」「改善点はあるか」などを部下が上司に報告する。事前の確認や連絡により、プランの全貌や状況の進捗、問題点などが互いに把握できており、共有してきた情報も多いため報告は簡潔で済み、業務の効率化につながる。