デジタル化に向けた次の一手（第2回）時間とゆとりをもたらす業務改善～介護業

　介護事業においてはケアプランやレセプト（診療報酬明細書）などさまざまな書類作成も必要となる。この他にも受付や電話対応、利用者に発行する請求書作成といったバックオフィス業務もある。これらにRPAを活用できれば、職員の負担は大きく軽減するだろう。

　訪問介護、訪問看護、障害者支援を手がけるB社では、介護保険請求にかかる作業をデジタル化することで生産性向上を実現した。

　従来、B社はヘルパーが訪問先で記入した行動記録を持ち帰り、ケアマネジャーがシステムに手入力していた。そのためケアマネジャーに多大な負担がかかり、請求ミスも発生して保険料が受け取れなかった例もあった。そこで業務フローを見直し、デジタル化を進めることを決断した。

　業務フローを見直す上でネックになったのは、手書きの行動記録をどのようにシステムに取り込むかだった。そこで導入したのが、手書き文字をより高い精度で認識できるAI OCRと、データの定型的な処理を行うRPAだ。具体的な流れは、ヘルパーが持ち帰ってきた行動記録をAI OCRによって読み込み、CSVデータに変換。それをRPAによって基幹システムに転記し、そのデータを従業員が目視で確認する。介護保険請求業務全体をできる限り自動化することで、ヒューマンエラーの防止とケアマネジャーの負担軽減を実現した。業務フローが可視化されたことで、作業の属人化も解消できたという。

　また、訪問介護やデイサービス、有料老人ホームの運営を手がけるC社では、訪問介護日報の処理や利用料の入金消込、集金管理業務の省力化をRPAによって実現した。これまでは各事業所が集計してPDF化して送ってきたものから、勤務日数、訪問手当などのデータをExcelで計算し、その結果を給与システムに手入力していた。伝票作成時にはFAXで届く入金データをExcelに転記し、消込をしてから会計システムに入力する形を採っていた。しかし、各工程で手入力や転記があるため、多くの時間を要するだけでなくヒューマンエラーも発生しやすい状態にあった。

　そこでRPAを活用してデータの抽出とシステムへの入力の自動化を図った。各拠点の日報はCSVデータで受け取り、RPAで勤務時間などを集計して給与システムに自動で入力。入金データもExcelシートで受け取りつつ、収金管理表に自動転記してから会計システムに引き渡すことで、伝票作成まで自動化したのである。これまでは介護日報の処理、入金消込・集金管理のそれぞれで月に40時間かかっていたが、業務を可能な限り自動化したことで大幅に効率化できたという。

　バックオフィス業務の効率化や省力化はどの介護事業者にとっても大きな課題だ。RPAやAI OCRというデジタルツールを賢く活用することで、手入力の発生などで現場の負担となっていた多くの業務が自動化できるケースも多い。こうした事例を参考に、ぜひ業務の自動化に取り組んでみることをお勧めしたい。

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